Assistant de direction F/H

La Gazette des Communes; Villiers-sur-Marne; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

La Gazette des Communes recrute un(e) Assistant(e) de direction pour le Directeur Général Adjoint des Services en charge des Ressources, Enfance, Jeunesse & Sports à Villiers-sur-Marne. Poste à temps plein, disponible au 1er octobre 2026. Vous assurerez l’assistanat, la coordination des services et le suivi des délibérations et du conseil municipal.

Profil: Bac+2 en assistanat/secrétariat, expérience min. 5 ans, autonomie et rigueur.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine de l’assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent.
• Expérience souhaitée de 5 ans sur un poste d’assistanat de direction.
• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation requis.

Responsabilités

• Assurer l’assistanat du Directeur Général Adjoint des Services (DREJS).
• Gestion du courrier et dispatching vers les directions.
• Réception et tri des appels téléphoniques, planification et organisation de réunions.
• Rédaction des comptes rendus, rapports et notes.
• Gestion et suivi des congés de la direction.
• Rédaction et suivi des délibérations et arrêtés de la DREJS.
• Préparation et suivi du Conseil Municipal via AIRS Délib.

Connaissances

Secrétariat

Rédaction

Gestion administrative

Planification

Organisation

Formation

Bac+2 dans l’assistanat de direction ou secrétariat polyvalent

Outils

Suite Office

AIRS Délib

SharePoint

Description du poste

Lieu privilégié du Val-de-Marne, Villiers-sur-Marne (33 300 habitants/900 agents) est une ville située à 20 km de Paris et d'Orly et à 30 km de Roissy-Charles De Gaulle.

Résolument tournée vers l’avenir, Villiers se prépare à accueillir le Métro du Grand Paris Express, une nouvelle gare RER en plus de la gare du RER E existante et un développement économique sans précédent sur le site de la ZAC "Marne Europe". Elle compte parmi les 13 communes qui forment le territoire Paris Est Marne et Bois. Dans ce cadre et pour contribuer à ces nombreux projets, la ville recherche de nouvelles compétences.

Assistant(e) de direction du Directeur Général Adjoint des Services en charge des Ressources, Enfance, Jeunesse & Sports

Poste à temps complet

Poste vacant à compter du 1er octobre 2026

Missions Du Poste

Au sein de la direction générale des services, vous êtes en charge de l’assistanat du Directeur Général Adjoint des Services en charge des Ressources, de l'Enfance, de la Jeunesse & des Sports (DREJS) et assurez la coordination de l’ensemble des services de la Direction (environ 400 agents).

Vous assurez l’interface avec l’ensemble des Directions de la collectivité.

Activités Du Poste

Gestion du secrétariat du DGAS :

• Réception, traitement, enregistrement et dispatching du courrier vers l’ensemble des Directions placées sous son autorité
• Gestion et priorisation des appels téléphoniques, de la planification et de l’organisation de réunions
• Rédaction des comptes rendus, rapports, courriers, notes, ...
• Gestion et suivi des congés de la direction

Coordination administrative de l’ensemble des services de la DREJS :

• Vérification de fond et de forme de l’ensemble des actes visés par le DGAS
• Télétransmission et transmission des actes
• Rédaction des délibérations et arrêtés inhérents à la DREJS

Conception Et Suivi De Dossiers Spécifiques

• Recensement des informations nécessaires à l’élaboration des dossiers ainsi que leur rédaction et envoi aux organismes concernés ou sollicités

Assurer Le Suivi Du Conseil Municipal

• Rédaction des délibérations, réalisation des dossiers, préparation et gestion du Conseil Municipal sur AIRS Délib, suivi post conseil (télétransmission, publication)
• Suivi et tenue des registres

Gestion Administrative Du Budget

• Elaboration, uniformisation des outils utiles à la préparation budgétaire destinés aux services de la direction
• Validation des bons de commandes
• Organisation des réunions budgétaires
• Rédaction et suivi des arrêtés régisseurs

Régie personnalisée

• Rédaction et suivi des arrêtés et décisions de la régie personnalisée
• Gestion du conseil d'administration, en lien avec la responsable du service

Champs Des Relations Du Poste

• Poste placé sous l’autorité du Directeur général adjoint des services (DREJS)
• Collaboration étroite avec les élus et le Cabinet du Maire, le Directeur général des services et la Directrice générale adjointe en charge de la culture, des affaires sociales, de la santé et de la petite enfance et de la réglementation générale et de leurs assistantes de direction.
• Interface avec l’ensemble des direction et services de la collectivité et les partenaires institutionnels

• Cadre d’emploi : rédacteurs ou attachés territoriaux
• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine de l’assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent
• Expérience souhaitée sur un poste d’Assistanat de Direction affirmé depuis 5 ans

Expérience en collectivité territoriale, sur un poste similaire serait un atout

Compétences Et Capacités Requises

Savoir-faire (compétences techniques spécifiques)

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction et des outils bureautiques
• Qualités rédactionnelles et orthographiques
• Connaissance de l'environnement institutionnel et du fonctionnement des collectivités territoriales à travers ses instances et ses processus de décision

Savoir-être (qualités Personnelles)

• Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées
• Capacité à hiérarchiser les urgences et à anticiper les besoins du DGAS
• Polyvalence, réactivité face à toutes situations
• Discrétion, confidentialité, disponibilité et loyauté
• Rigueur et organisation
• Sens du travail en équipe
• Capacité d’écoute et d’analyse objective envers l’ensemble des agents.

Contraintes Particulières

• Aptitude à travailler dans l’urgence en assurant en parallèle les tâches courantes du poste.
• Avoir la connaissance de l’environnement, compétences et réglementations inhérentes aux différents services (loi, décret, circulaires, directives, réglementations en vigueur, …).
• Disponibilité pour raison de service.
• Savoir faire preuve de calme et de sang froid en gardant toujours une attitude égale en toute circonstance.

Rémunération et qualité de vie au travail

• Statutaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + prime annuelle
• COS + participation mutuelle et prévoyance maintien de salaire
• Restauration possible (tarif appliqué en fonction des revenus - repas préparés par notre cuisine centrale)
• Politique de formation active, (individuelle et collective) évolution professionnelle

Pour Toute Demande D’information, Vous Pouvez Contacter

• Catherine Millet, Cheffe du service gestion des emplois et des parcours professionnels 01 49 41 30 68