Un.e assistant.e de direction générale éducation et émancipation F/H

Montreuil; Montreuil-sur-Mer; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Montreuil recherche un agent administratif pour assurer la fluidité et le bon fonctionnement de la DGA. Vous faciliterez les échanges entre le cabinet du maire, les élu-e-s et les interlocuteurs externes, en gérant les demandes et les dossiers au quotidien.

Le poste implique une organisation rigoureuse, une disponibilité et une capacité à travailler en équipe avec les assistants et les élus, afin de soutenir les politiques publiques liées à l’éducation et à l’émancipation au sein d’un cadre

Qualifications

• Disponibilité pour répondre rapidement aux sollicitations.
• Réactivité et capacité à prioriser les urgences.
• Sens du travail en équipe avec les assistants et élus.

Responsabilités

• Suivi des demandes et des dossiers (rédaction quotidienne de mails).
• Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et secrétaires d’élus).
• Organisation de réunions et orientation des interlocuteurs.
• Réalisation administrative: rédaction ou mise en forme de courriers, classement et archivage des dossiers.
• Organisation de manifestations, séminaires et évènements; suivi des prestations.

Connaissances

Disponibilité

Réactivité

Travail en équipe

Description du poste

Catégorie : B Filiére : Admnistrative

ENJEUX DU POSTE

• Assurer la fluidité de l’organisation de la DGA.
• Faciliter le travail de la DGA.
• Faciliter la coordination entre les nombreux interlocuteurs de la collectivité.
• Contribuer au bon fonctionnement des politiques publiques liées à l'éducation et à l'émancipation.
• Garantir un soutien administratif fiable dans un environnement institutionnel complexe.

MISSIONS

Organisation permanente de l’activité de la DGA

• Suivi des demandes et des dossiers (rédaction quotidienne de mails)
• Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et secrétaires d’élus)
• Organisation de réunions
• Evaluation des urgences et orientation vers les bons services et interlocuteurs (suivi des demandes)
• Interface avec le cabinet du Maire, les élu.e.s et les partenaires extérieurs et institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble…)

Suivi des projets et activités de la DGA

• Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne
• Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
• Suivi des demandes du Maire et des élu.e.s, préparation des rendez-vous et des dossiers
• Accueil téléphonique + filtrage + orientation

Réalisation administrative

• Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice de la DGS
• Rédaction ou mise en forme de courriers
• Préparation des réponses aux courriersRelecture des parapheurs
• Classement des dossiers et archivage

Organisation de manifestations, séminaires, évènements

• Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission
• Suivi des prestations

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Spécificités du poste

• Disponibilité
• Réactivité
• Travail en équipe avec les assistant.e.s et DGA de la direction générale, le cabinet du Maire et les secrétaires d’élu.e.s

Relations internes et externes

• Partenaires institutionnels (CAF, éducation nationale, SDJES, DRAC…)
• Relations avec tous les secteurs municipaux et toutes les directions notamment celles de la DGA
• Relation avec les élu.e.s et leur secrétariat