Assistant / Assistante de direction

COMMUNE DE GARDANNE; Gardanne; Sur place; EUR 20 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

COMMUNE DE GARDANNE recherche un Assistant/Assistante de direction en CDI pour assurer l'organisation quotidienne de la Direction Générale. Vous coordonnez les activités entre la Direction Générale, les directions opérationnelles et le secrétariat des élu(e)s, avec une grande autonomie et confidentialité.

Vous gérerez l'agenda du DGS, préparerez les réunions et déplacements, et assurerez le suivi administratif des dossiers, des courriers et des signatures.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction et des outils bureautiques.
• Bonnes capacités rédactionnelles et gestion des priorités.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Responsabilités

• Organiser et gérer l'agenda du DGS.
• Préparer les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Constituer les dossiers pour les réunions.
• Filtrer les appels et les sollicitations.
• Organiser l'accueil des partenaires et élus.
• Rédiger des courriers et des comptes rendus.
• Suivre les signatures et les échéances.
• Participer à la préparation des séances du Conseil municipal.

Connaissances

Secrétariat

Bureautique

Rédaction

Organisation

Gestion des priorités

Autonomie

Formation

Bac+2 en secrétariat/assistanat

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Assistant / Assistante de direction 13 - GARDANNE

Offre n° 213QMKG
Assistant / Assistante de direction

ContexteDirectement rattaché au Directeur Général des Services, vous occupez une fonction stratégique au sein de la collectivité en assurant l'organisation quotidienne de la Direction Générale, contribuant au bon fonctionnement administratif des services et en facilitant la coordination entre la Direction Générale et les directions opérationnelles ainsi qu'avec le secrétariat des élu(e)s. Vous exercez vos missions avec une grande autonomie, dans le respect des règles de confidentialité et du devoir de réserve.Vos missions :- Organiser et gérer l'agenda du DGS. - Préparer les rendez-vous, réunions et déplacements. - Constituer les dossiers nécessaires aux réunions. - Assurer le filtrage des appels et des sollicitations. - Organiser l'accueil des partenaires institutionnels et des élus. - Assurer le suivi des courriers entrants et sortants. - Rédiger des courriers, notes et comptes rendus. - Assurer le suivi des parapheurs et des signatures. - Veiller au respect des échéances administratives. - Participer à la préparation des séances du Conseil municipal et assister, en fonction du besoin, aux séances de préparation et aux conseils municipaux - Assurer le suivi administratif des contrats d'assurance, conventions et dossiers juridiques. - Relancer les services sur les dossiers en cours et assurer le suivi des demandes du DGS.Compétences attenduesMaîtrise des techniques de secrétariat de direction, des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), des techniques rédactionnelles, de l'organisation et de la gestion des priorités, du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives.Qualités recherchéesSens de l'organisation, rigueur, discrétion absolue, loyauté, disponibilité, autonomie, réactivité, diplomatie, excellentes qualités relationnelles, adaptabilité, esprit d'équipe, gestion du stress et excellente expression écrite et orale.ProfilExpérience sur un poste similaire souhaitée. Sens du service public, autonomie, discrétion et capacité d'anticipationConditions d'exerciceTemps complet : 37h30. Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30. Disponibilité ponctuelle lors des conseils municipaux ou réunions.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 37H30/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2005.0 Euros

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de sens des responsabilités

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Administration publique générale

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