Un.e assistant.e de direction générale éducation et émancipation F/H

Montreuil; Montreuil; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

La DGA de Montreuil recherche une chargée/chargé administratif pour assurer l’organisation et le flux des activités, faciliter le travail des élu.e.s et garantir le bon fonctionnement des services.

Vous assurerez le suivi des demandes, la gestion de l’agenda, l’accueil téléphonique et l’interface avec les partenaires institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble…). Vous préparerez les dossiers, rédigerez des courriers et organiserez les réunions et événements.

Responsabilités

• Suivi des demandes et des dossiers (rédaction quotidienne de mails)
• Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et secrétaires d’élus)
• Organisation de réunions
• Evaluation des urgences et orientation vers les bons services et interlocuteurs (suivi des demandes)
• Interface avec le cabinet du Maire, les élu.e.s et les partenaires extérieurs et institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble…)
• Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne
• Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés
• Suivi des demandes du Maire et des élu.e.s, préparation des rendez-vous et des dossiers
• Accueil téléphonique + filtrage + orientation
• Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice de la DGS
• Rédaction ou mise en forme de courriers
• Préparation des réponses aux courriers Relecture des parapheurs
• Classement des dossiers et archivage
• Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission
• Suivi des prestations

Description du poste

Catégorie : B Filiére : Admnistrative

ENJEUX DU POSTE

• Assurer la fluidité de l’organisation de la DGA.
• Faciliter le travail de la DGA.
• Faciliter la coordination entre les nombreux interlocuteurs de la collectivité.
• Contribuer au bon fonctionnement des politiques publiques liées à l'éducation et à l'émancipation.
• Garantir un soutien administratif fiable dans un environnement institutionnel complexe.

MISSIONS

Organisation permanente de l’activité de la DGA

• Suivi des demandes et des dossiers (rédaction quotidienne de mails)
• Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et secrétaires d’élus)
• Organisation de réunions
• Evaluation des urgences et orientation vers les bons services et interlocuteurs (suivi des demandes)
• Interface avec le cabinet du Maire, les élu.e.s et les partenaires extérieurs et institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble…)

Suivi des projets et activités de la DGA

• Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne
• Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
• Suivi des demandes du Maire et des élu.e.s, préparation des rendez-vous et des dossiers
• Accueil téléphonique + filtrage + orientation

Réalisation administrative

• Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice de la DGS
• Rédaction ou mise en forme de courriers
• Préparation des réponses aux courriersRelecture des parapheurs
• Classement des dossiers et archivage

Organisation de manifestations, séminaires, évènements

• Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission
• Suivi des prestations

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Spécificités du poste

• Disponibilité
• Réactivité
• Travail en équipe avec les assistant.e.s et DGA de la direction générale, le cabinet du Maire et les secrétaires d’élu.e.s

Relations internes et externes

• Partenaires institutionnels (CAF, éducation nationale, SDJES, DRAC…)
• Relations avec tous les secteurs municipaux et toutes les directions notamment celles de la DGA
• Relation avec les élu.e.s et leur secrétariat