Assistant(e) de direction

Maillaj; Valence; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

MAILLAJ est à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir la Direction et les différentes équipes. Vous assurerez l’interface entre la Direction, les collaborateurs et les partenaires externes, et contribuerez à la coordination administrative et opérationnelle du groupe.

Vous gérerez les agendas, organiserez les réunions et participerez à l’organisation d’événements internes. Le poste nécessite une expérience solide et une discrétion exemplaire, dans un contexte multisite et

Qualifications

• Expérience confirmée d’au moins 10 ans en assistanat de direction et/ou office management.
• Capacité à proposer et à améliorer les process et à prendre des initiatives.
• Excellentes compétences organisationnelles et sens aigu des priorités.
• Aisance relationnelle et communication avec divers interlocuteurs (direction, collaborateurs, partenaires externes, holding).
• Rigueur, discrétion et sens du service.

Responsabilités

• Assurer l’interface entre la Direction, les collaborateurs et les partenaires externes.
• Gérer les agendas de la Direction et organiser les réunions et rendez-vous.
• Piloter l’organisation des événements internes et des séminaires.
• Veiller au bon fonctionnement du siège et coordonner les interventions des prestataires et des services supports.

Connaissances

Support exécutif

Autonomie

Organisation

Communication

Gestion d'agendas

Outils

Suite Office

Description du poste

PROFILAE, cabinet de recrutement, accompagne aujourd’hui MAILLAJ (ex-Alizon Industrie) dans le cadre de son développement.

Acteur reconnu depuis 1985, MAILLAJ accompagne les industriels dans l’optimisation de leurs achats grâce à une offre complète de solutions (adhésifs techniques, colles, emballage, hygiène et entretien) et plus de 26 000 références. Fort d’une centaine de collaborateurs et d’une présence nationale, le groupe poursuit sa croissance en France et à l’international.

Dans ce contexte, nous sommes mandatés pour recruter un(e) Assistant(e) de Direction H/F.

Rattaché(e) à la Direction, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise et assurez un rôle d'interface entre la Direction, les collaborateurs, la holding et les partenaires externes.

Appui opérationnel RH et communication interne

• Assurer le relais administratif entre la Direction, les collaborateurs et le partenaire DRH externalisé.
• Contribuer à l'intégration et au départ des collaborateurs : organisation de l'accueil, remise et restitution du matériel, suivi des demandes d'habilitations.
• Participer à la communication interne et à la diffusion des informations auprès des équipes.
• Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des réunions du CSE (convocations, préparation et transmission des documents, logistique).

Support opérationnel aux services généraux

• Veiller au bon entretien et au fonctionnement quotidien du siège administratif.
• Organiser et accueillir les interventions des prestataires externes, en lien avec la holding qui assure le pilotage des contrats.
• Apporter un appui ponctuel aux managers des sites distants pour les questions liées à leurs locaux.
• Assurer les petits achats et approvisionnements nécessaires au fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Assistanat de Direction et coordination administrative

• Gérer les agendas de la Direction et organiser les réunions et rendez-vous.
• Assurer le suivi des demandes administratives et faciliter les échanges entre la Direction, la holding et les interlocuteurs internes et externes.
• Piloter l'organisation des événements internes, séminaires et réunions de groupe, en lien avec les prestataires concernés.

Profil recherché :

Vous êtes un(e) véritable bras droit de la Direction, autonome et force de proposition, souhaitant contribuer activement au fonctionnement quotidien de l’entreprise.

• Expérience confirmée d’au moins 10 ans sur des fonctions d’assistanat de direction, office management ou fonctions support polyvalentes
• Capacité à être force de proposition, à améliorer les process et à prendre des initiatives au-delà de la simple exécution
• Excellentes compétences organisationnelles et sens aigu des priorités dans un environnement multi-interlocuteurs
• Aisance relationnelle et communication avec des interlocuteurs variés (direction, collaborateurs, partenaires externes, holding)
• Maîtrise des outils bureautiques et bonne culture administrative (RH, services généraux, organisation d’événements)
• Rigueur, discrétion et sens du service, avec un fort engagement dans la qualité du support apporté à la Direction