Responsable administratif et financier auprès de la DGA - H/F

VILLE DE TRAPPES; Trappes; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

La Direction Générale de l’Armement (DGA) recherche un responsable administratif pour assurer le suivi des arrivées, départs et actes RH, coordonner les délibérations et garantir la traçabilité des dossiers.

Le candidat contribuera à l’organisation des agendas, à la préparation des réunions et au pilotage budgétaire, tout en animant un réseau d’appui et en assurant le lien avec les services financiers et juridiques.

Responsibilities

• Suivre les arrivées/départs et échéances RH en lien avec les DRH et les Directions de la DGA.
• Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage.
• Suivre le calendrier des instances et les dates limites des actes de la DGAS SSP.
• Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions et conventions.
• Relancer les contributeurs et assurer le suivi des dossiers jusqu’à mise en œuvre.
• Contribuer à l’organisation de l’agenda des séquences structurantes de la DGA.
• Préparer les réunions, consolider les dossiers et produire les relevés de décisions.
• Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails (PostOffice) et assurer traçabilité.
• Interface proximale avec les finances et la commande publique, préparation budgétaire et suivis comptables.
• Suivre les besoins en matériel SI et logiciels métiers, assurer les demandes de maintenance.
• Être le relais de la DGA avec la communication site et les informations service.
• Tenir des tableaux de suivi et produire un reporting régulier.
• Cartographier les agents et animer le réseau d’appui de la DGA.
• Évaluer les compétences et proposer les évolutions ou formations.
• Préparer une organisation cible du pôle d’appui et piloter la mutualisation.
• Accompagner la mise en œuvre de la mutualisation tout en préservant le service et les conditions de travail.

Job description

A. Socle commun - support global de la DGA

RH de proximité

• Suivre, en lien avec la DRH, les arrivées, départs, renouvellements, changements d’affectation, postes vacants et principales échéances RH de la DGA.
• Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage.

Instances, actes et échéances

• Suivre le calendrier des instances et des dates limites de transmission des actes de la DGAS SSP
• Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions, arrêtés et conventions avec les directions et la DAJ/instances et les Directions de la DGA
• Relancer les contributeurs, vérifier la complétude des dossiers et suivre leur avancement jusqu’à mise en œuvre.

Agenda, réunions, parapheur et traitement des courriers PostOffice

• Contribuer à l’organisation de l’agenda des séquences structurantes de la DGA.
• Préparer les réunions, consolider les dossiers, produire les relevés de décisions et suivre les actions décidées.
• Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails, notamment PostOffice : priorisation, ventilation, délais, relances et traçabilité.

Finances, contrats et commande publique

• Assurer l’interface de proximité avec la direction des finances et de la commande publique.
• Coordonner, selon le périmètre de la DGA, préparation budgétaire, exécution, factures, engagements, marchés, conventions et tableaux de bord.
• Signaler les risques, retards et échéances critiques au DGA et aux directions.

SI, logistique, maintenance et communication

• Centraliser et suivre les besoins en équipements, logiciels, habilitations et incidents SI/Logiciels métiers ainsi que les demandes de maintenance (GLPI et Mainti).
• Être le relais de la DGA avec la communication pour le site internet et les informations liées aux différents service.
• S’assurer de la clôture des demandes et alerter en cas de blocage.

Pilotage et amélioration continue

• Tenir des tableaux de suivi simples, fiabiliser les données et produire un reporting régulier pour le DGA.
• Identifier les irritants récurrents, proposer des améliorations de processus et contribuer au réseau inter-DGA des RAF.

B. Animation du réseau d’appui et préfiguration du pôle

• Cartographier les agents exerçant des fonctions administratives, financières, comptables et de secrétariat dans la DGA, ainsi que leurs tâches, compétences, volumes et périodes de pointe.
• Animer un réseau d’appui de DGA : réunions de coordination, outils communs, partage d’information, règles de suppléance et entraide entre directions.
• Évaluer les compétences et l’aisance des agents sur les principaux domaines d’appui afin d’identifier complémentarités, besoins de formation et potentiels de spécialisation.
• Proposer une répartition des tâches distinguant ce qui doit être mutualisé, ce qui doit rester au plus près des directions et ce qui relève des directions ressources.
• Mettre en place progressivement un catalogue de services, des niveaux de service et un suivi de charge permettant d’éviter les demandes sans pilote et de répartir les flux.
• Préparer, avec le DGA, une organisation cible de pôle d’appui DGASSP à dominante administration–finances–juridique de proximité, en précisant les ETP concernés, les rattachements, les fonctions de référents et les modalités de continuité.
• Accompagner la mise en œuvre de la mutualisation, en veillant à préserver la proximité métier, la qualité du service et les conditions de travail des agents.

C. Missions spécifiques au périmètre

Pilotage budgétaire et tableaux de bord

• Organiser la préparation budgétaire, consolider les besoins et préparer les arbitrages du DGA.
• Suivre l’exécution, les dépenses/recettes et les risques de dépassement ou de sous-consommation.
• Produire des tableaux de bord simples, partagés et régulièrement mis à jour.

Marchés, conventions et contrats

• Tenir un échéancier des marchés, contrats et conventions : montants, durées, renouvellements, avenants et échéances critiques.
• Coordonner avec la DAJ/commande publique la préparation des dossiers et la qualité des pièces.
• Structurer un registre partagé des conventions et contrats.

Courriers, actes et procédures

• Structurer le suivi du parapheur et des courriers/mails ; suivre les taux et délais de réponse.
• Cartographier les principaux processus administratifs et identifier doublons, ruptures et zones grises.
• Co-construire des procédures courtes et des circuits de validation compréhensibles par les directions.