Assistant du Directeur Général Adjoint (H/F)

Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur; Marseille; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche un Assistant du Directeur Général Adjoint (H/F) pour assister le DGA dans l’organisation, le traitement des informations et la gestion logistique des dossiers. Vous contribuerez au bon fonctionnement administratif et à la préparation des réunions, en lien avec les services et le cabinet.

Poste cadru d’encadrement non, rattaché à la DGA Transport, Mobilité et Grands Equipements, basé à Marseille.

Responsabilités

• Garantir l’accueil physique et téléphonique
• Transmettre des consignes et des commandes aux directions et services
• Suivre les commandes et respecter les échéances
• Renseigner et suivre les tableaux de bord d’activités et de performance
• Réceptionner, enregistrer et suivre le courrier
• Organiser l’agenda et les rendez-vous du DGA
• Rédiger divers documents et constituer des dossiers pour les réunions
• Organiser les déplacements du Directeur Général Adjoint et gérer les frais de mission

Description du poste

Assistant du Directeur Général Adjoint (H/F)

Référence : 4438

Référence externe : 4438

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Informations générales / Identification du poste

Type d'offre Offre d'emploi

Je cherche un poste dans service

Mode de recrutement Stagiaire/Titulaire/Lauréat : Emploi permanent

Durée du CDD

Date de début souhaitée

Conditions statutaires

Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique Bouches du Rhône

Direction Générale DIRECTION GENERALE TRANSPORTS, MOBILITE ET GRANDS EQUIPEMENTS

Direction déléguée

Lycée

Objectif structure de rattachement La Direction générale adjointe transports, mobilité et grands équipements (DGTMGE) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur a la responsabilité des transports ferroviaires régionaux (TER) et des liaisons routières régionales, interurbaines et des transports scolaires (Cars Zou !). Elle finance les infrastructures nécessaires à la mobilité des habitants de la région (ferroviaires, routières, portuaires, itinéraires vélo, pôles d’échanges, gares, 4 aérodromes régionaux…), fixe les tarifs de ses services de transports avec des outils billettiques et d’information voyageurs adaptés. Sa politique de transports s’inscrit dans les objectifs du Plan Climat régional avec le souci constant de décarboner la mobilité via le report modal vers des solutions de mobilité plus vertueuses et la sobriété dans les pratiques de mobilité.

Description hiérarchie de proximité La Direction générale adjointe transports, mobilité et grands équipements (DGTMGE) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur a la responsabilité des transports ferroviaires régionaux (TER) et des liaisons routières régionales, interurbaines et des transports scolaires (Cars Zou !). Elle finance les infrastructures nécessaires à la mobilité des habitants de la région (ferroviaires, routières, portuaires, itinéraires vélo, pôles d’échanges, gares, 4 aérodromes régionaux…), fixe les tarifs de ses services de transports avec des outils billettiques et d’information voyageurs adaptés. Sa politique de transports s’inscrit dans les objectifs du Plan Climat régional avec le souci constant de décarboner la mobilité via le report modal vers des solutions de mobilité plus vertueuses et la sobriété dans les pratiques de mobilité.

Fonction d'encadrement Non

Objectif du poste

Contribuer au bon fonctionnement et à l’efficience de la direction générale adjointe, en assistant son responsable en termes d’organisation, de traitement des informations, d’accueil, de logistique, de classement et de suivi de dossiers

Activités

• - Garantir l’accueil physique et téléphonique
• - Transmettre des consignes et des commandes aux directions, services ou chargés de mission de la DGA et transmettre des informations et documents à la Direction Générale des Services et au Cabinet
• - suivre les commandes de notes et autres documents à destination de la direction générale ou du cabinet et relancer si besoin les directions pour respecter les échéances
• - Renseigner et suivre les tableaux de bord d’activités / performance (collecter des indicateurs d’activités auprès des directions et les transmettre à la DGS au début de chaque mois)
• - Réceptionner, enregistrer et suivre le courrier
• - Trier et suivre les parapheurs,
• - Trier, classer et archiver les documents
• - Mettre à jour et suivre l’agenda du DGA
• - Organiser les rendez-vous, réunions- Elaborer et rédiger divers documents
• - Constituer des dossiers en vue des réunions du DGA
• - Rechercher des informations
• - Accompagner la préparation de la session en lien avec le SAF (préparation des dossiers du DGA), le suivi sous posacte de l’avancement des rapports, participer aux PRE-CET/mise à jour du tableau de suivi de la session après la PRE-CET
• - Participer à l’organisation des diverses manifestations de la DGA : séminaires (DGA et assistantes et les autres évènements internes…)
• - Garantir l’interface entre les directions et la Direction Générale
• - Tenir à jour des informations sur Intranet
• - Organiser et suivre les déplacements du Directeur Général Adjoint, suivre les remboursements des frais de mission du DGA.Gérer les commandes de Tickets de Transports,de la dotation café de la DGA, l’entretien du véhicule, les réservations de salle de réunion ou