Assistant.e de direction générale

Nous Recrutons; Houilles; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Nous Recrutons cherche un agent administratif à Houilles pour soutenir la direction générale. Vous assurez l’organisation, la gestion financière et le suivi de dossiers, tout en assurant l’accueil et le relais avec les interlocuteurs internes et externes.

Vous serez en charge du secteur courrier, du logiciel Kolok et de l’encadrement des appariteurs, avec une participation active au compte rendu des réunions et à la préparation des documents destinés aux élus.

Qualifications

• Expérience significative d’assistance à des cadres supérieurs.
• Capacité d’encadrement et de proximité avec les équipes.
• Connaissances de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité territoriale.
• Connaissances en gestion administrative et financière (comptabilité publique).
• Maîtrise des outils bureautiques et de présentation, création de tableaux de bord, messagerie (Outlook).
• Connaissances et bonne utilisation du logiciel de gestion du courrier Kolok.
• Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles.
• Savoir rédiger des documents administratifs (Ordre du jour, comptes rendus, notes).
• Savoir recevoir, filtrer et transmettre messages téléphoniques et courriers informatiques.

Responsabilités

• Apporter une aide administrative et financière à la Direction générale.
• Préparer et éditer courriers, comptes rendus et documents destinés aux élus.
• Rédiger notes et argumer pour dossiers stratégiques.
• Réceptionner et trier la correspondance, filtrer l’information.
• Suivre les dossiers transversaux et assurer l’accueil des interlocuteurs.
• Planifier réunions et événements, harmoniser les agendas.
• Gérer le secteur Courrier et le logiciel Kolok, encadrer les appariteurs.
• Assurer liaison avec la Sous-Préfecture et la Préfecture et présenter l’état des réponses au courrier.

Connaissances

Gestion administrative

Encadrement d'équipe

Organisation

Relation interinstitutionnelle

Rigueur

Formation

Formation en gestion publique

Outils

Word

Excel

Outlook

Kolok

Description du poste

Poste ouvert au recrutement des agents titulaires de la fonction publics ou lauréats des concours ou à défaut aux candidats issus des autres secteurs sous contrat à durée déterminée de 12 mois renouvelable.

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général des services, vous êtes:

• En charge d’apporter une aide permanente en termes d’organisation, de gestion administrative et financière, d’information, de classement et de suivi de dossiers pour l’ensemble des membres de la Direction générale (Directeur général et Directeur et Directrices générales adjointes),

• L’interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes. En qualité de collaborateur vous assurer notamment le suivi des dossiers transversaux stratégiques,
• Assurez la responsabilité du secteur Courrier, de la gestion du logiciel dédié «Kolok» ainsi que l’encadrement des appariteurs en charge de la collecte et de la distribution du courrier dans les services et assurez la liaison avec les partenaires institutionnelles notamment la Sous-Préfecture et la Préfecture.

Activité 1: Gestion administrative et financière de la Direction générale

• Appliquer les règles et les procédures de gestion administrative et financière,
• Préparer, rédiger, mettre en forme et éditer divers courriers et comptes rendus, envoyer les différents documents aux personnes concernées,
• Rédiger des notes et construire des argumentaires pour les dossiers stratégiques,
• Réceptionner et trier la correspondance pour ne présenter aux directeurs que les informations essentielles,
• Réceptionner et relire les documents internes à la signature de la direction générale ou des élus avant transmission au DGS et/ou au DGA (garantir la qualité des écrits et des dossiers avant transmission),
• Assister au comité de direction et en proposer le compte rendu,
• Planifier et organiser les réunions et événements en harmonisant l’agenda des DGS/DGA,
• Suivre les agendas afin de préparer avec les directions l’ensemble des documents nécessaires aux différentes interventions (visites, réunions etc…​),
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours et les orientations en fonction de l'interlocuteur,
• Transmettre des messages et des informations selon leur degré d’urgence et d’importance, gérer les projets transversaux,
• Assurer les commandes en fournitures bureau, demandes d’intervention techniques et informatiques,
• Elaborer les bons de commande et assurer le suivi et le paiement des factures,
• Mettre en place différents tableaux de bord pour le suivi des activités (dossiers, budget, congés …​).

Activité 2: Gestion des réunions

• Organiser les réunions (préparer l’ordre du jour, fixer la date, l’heure et le lieu et informer les entités concernées),
• Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser,
• Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.
• Accompagner les représentants de la collectivité à certains rendez-vous.

Activité 3: Interface entre la Collectivité et l’Intercommunalité

• Suivre avec le DGS des dossiers (réunion des DGS…),
• Suivre et diffuser aux interlocuteurs concernés l’agenda des instances municipales.

Activité 4: Gestion et encadrement du secteur Courrier

• Assurer la responsabilité du secteur Courrier et la gestion du logiciel dédié «Kolok»
• Encadrer les appariteurs en charge de la collecte et de la distribution du courrier dans les services,
• Assurer la liaison (déplacements notamment) avec les partenaires institutionnelles notamment la Sous-Préfecture et la Préfecture.
• Présenter à la DG tous les mois l’état des réponses au courrier.

Activité 3: Interface entre la Collectivité et l’Intercommunalité

• Suivre avec le DGS des dossiers (réunion des DGS…),
• Suivre et diffuser aux interlocuteurs concernés l’agenda des instances municipales.

Activité 4: Gestion et encadrement du secteur Courrier

• Assurer la responsabilité du secteur Courrier et la gestion du logiciel dédié «Kolok»,
• Encadrer les appariteurs en charge de la collecte et de la distribution du courrier dans les services,
• Assurer la liaison (déplacements notamment) avec les partenaires institutionnelles notamment la Sous-Préfecture et la Préfecture.
• Présenter à la DG tous les mois l’état des réponses au courrier.

• Expérience significative dans l’assistance d’encadrants supérieurs,
• Capacité d’encadrement de proximité,
• Connaissances de l’organisation et du fonctionnement d’une Collectivité territoriale,
• Connaissances dans la gestion administrative et financière (bases de la comptabilité publique),
• Maîtrise des outils bureautiques, de présentation, de mise en forme de documents informatiques, création de tableaux de bord (Word, Excel, Power point…) et des outils de planification et de messagerie électronique (Outlook),
• Connaissances et bonne utilisation de logiciel de gestion du courrier de (la connaissance de KOLOK serait un plus).
• Solides compétences rédactionnelles et relationnelles,
• Savoir rédiger des documents administratifs de formes et contenus divers (ordres du jour, comptes rendus, prises de note, …),
• Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques,
• Aptitude à la communication et à l’accueil téléphonique et physique
• Connaissance des méthodes de classement et d’utilisation des outils collaboratifs,
• Être force de proposition pour l’élaboration des outils de suivi de l’activité,
• Capacité à gérer les urgences et assurer une polyvalence des tâches,
• Capacité d’adaptation et de réactivité,
• Être autonome, organisé, rigoureux et à l’écoute,
• Sens du travail en équipe et disponibilité,
• Discrétion professionnelle et confidentialité.