Assistant de direction bilingue (F/H)

Actual group; Paris; On-site; EUR 40,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant 14€

Transport remboursé 50%

Budget fitness 900€ par an

Job summary

Actual group recherche un/une Assistant(e) de direction expérimenté(e) pour assurer la gestion des agendas, l’accueil et les tâches administratives liées au capital-investissement. Vous travaillerez sous l’Office Manager, en binôme avec une collaboratrice de direction à compter de janvier 2027, avec des missions variées et des déplacements occasionnels.

Vous interviendrez pour coordonner des réunions, organiser des déplacements et veiller à l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, tout

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement dans le capital-investissement ou une banque d'investissement.
• Anglais courant (C1/C2) exigé pour interactions avec des interlocuteurs internationaux.
• Très organisé, capacité à gérer des priorités et à travailler sous pression dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Gérer les agendas des 8 membres de l’équipe d’investissement et coordonner les réunions internes et externes.
• Accueil téléphonique et accueil physique des visiteurs locaux et internationaux.
• Organisation des déplacements complexes en collaboration avec le partenaire voyage et les conseillers.
• Préparer et distribuer les documents avant les réunions; réserver déjeuners/dîners et coordonner les notes de frais via Concur.
• Assurer le remplacement des assistants de direction en cas d’absence et soutenir les équipes de transaction.
• Veiller au bon classement et priorisation des e-mails et du courrier; coordination avec l’Office Manager.

Skills

Gestion d'agenda

Accueil téléphonique

Organisation des déplacements

Gestion des réunions

Communication écrite

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Concur

DNA system

Job description

Votre mission principale à 80% : Gestion des agendas & accueil

• Assistanat pour 8 membres de l’équipe d’investissement.Sous la responsabilité de l'office manager, vous travailleréz en bino en collaboratrice de direction à compter du mois de Janvier 2027.Organiser et planifier de nombreuses réunions internes et externes, souvent complexes, urgentes et impliquant plusieurs fuseaux horaires, en utilisant l’outil Outlook.Suivre en permanence des agendas chargés et en constante évolution, sans vous laisser déstabiliser par les demandes de dernière minute, en gérant de manière proactive les éventuels conflits d'horaires afin d'assurer une coordination fluide.Collaborer avec notre partenaire voyage pour organiser des déplacements complexes pour l'équipe et les conseillers de la société.Être à l'aise pour travailler avec des dirigeants de haut niveau afin de planifier de nombreuses réunions de conseil d'administration.Organiser des conférences téléphoniques, des réunions en présentiel et des événements d'équipe.Assurer l’accueil téléphonique (standard, faible volume d’appel)Assurer l'accueil physique de visiteurs locaux & internationauxRassembler et distribuer de manière proactive les documents en amont des réunions.Réserver des déjeuners et dìners à l'extérieur en veillant au respect des standards professionnels requis.Veiller à ce que les contacts des équipes de transaction soient enregistrés rapidement et avec précision dans notre outil DNA.Accueil téléphonique & physiqueDécrocher les appels et transmettre les informations importantes/filtrer les appels téléphoniquesAccueillir une clientélle française ou internationaleAssurer la lecture du courrier et des e-mails et les classer par ordre de prioritéDispatcher le courrier du jourTravailler en coordination étère avec les autres assistantes, et sous l'autorité de l'Office ManagerGestion des notes de fraisLes notes de frais doivent être complétées via le système de génération des dépenses ConcurSoumission régulière au service financier, de manière ponctuelle et efficaceTraiter les demandes relatives aux comptes/dépenses le cas éventuel, ou les orienter vers la ou les personnes compétentes si nécessaireSupport d'équipeAssurer le remplacement des autres assistantes de direction en cas d'absence.Prendre en charge les membres supplémentaires des équipes de transaction lorsque des collègues sont absents du bureau.Bonne capacité à gérer une charge de travail en constante évolution et des priorités changeantes, notamment lors des remplacements.Participer aux services généraux avec l’Office Manager telles que les prises de commandes pour le bureau de fourniture et consommables et vérifier la conformité des livraisonsSalaire brut annuel : 40-45k€ brut hors prime annuellePrime annuelle discrétionnaire mais garantie : minimum équivalent à un salaire brut mensuel (prorata la 1ère année selon la date d'arrivée dans l'entreprise)Avantages en nature : Tickets restaurant 14€ (50% pris en charge par l'employeur), titre de transport remboursé à 50%, prise en charge budget fitness à hauteur de 900 € par an + autres avantages listés dans la charte interne des salariés

Expériance récente -> Assistant(e) de direction expérimenté(e) avec une expériance dans le capital-investissement sur un poste similaire, sinon une banque d'investissement ou dans le conseil en stratégie dans une structure international. Niveau d’anglais -> Très courant/fluide C1 ou C2 exéigé

Outlook & autres logiciels -> Solide maitrise des logiciels informatiques tels que Word, Excel, PowerPoint ; expérience dans l'utilisation de divers systèmes, notamment les bases de données du personnel, les systèmes de suivi des candidatures et les systèmes d'intégration des nouveaux collaborateurs. Expérience avérée de travail dans un environnement dynamique et sous pression, avec courtoisie et discernement. Capacité à hiérarchiser les priorités et à métier plusieurs tâches de front pour un travail efficace et productif, y compris la génération des attentes de multiples parties prenantes. Bonne compréhension de l'activité et de l'ensemble des projets en cours afin d'assurer un accompagnement proactif et opérationnel. Il/elle doit être organisé(e) et savoir trier les informations par ordre de priorité. Il est également essentiel qu’il/elle maitrise la langue anglaise pour toutes les interactions, niveau parfaitement bilingue, mais langue maternelle non requise.