Assistant·e au Secrétariat de la Présidence - Offre 911 H/F

Département Meurthe et Moselle; Nancy; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département Meurthe et Moselle recherche un(e) assistant(e) chargé(e) du secrétariat de la présidence et de la direction de cabinet. Vous gérez l’agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueillez les rendez-vous et coordonnez la préparation des dossiers de la présidente.

Vous travaillez en lien avec l’assistant(e) chargé(e) du secrétariat de l’Exécutif et pouvez être amené(e) à suppléer. Vous assurez la saisie des comptes rendus, la rédaction de courriers et l’organisation

Qualifications

• Doit démontrer une forte organisation et rigueur.
• Capacité à gérer l’agenda et les priorités.
• Aptitudes rédactionnelles et communicationnelles.
• Capacité à travailler en coordination avec le cabinet exécutif.

Responsabilités

• Saisir les comptes rendus, notes et courriers.
• Rédiger des courriers réponses.
• Coordonner la préparation des dossiers des réunions quotidiennes.
• Organiser l’accueil et la logistique des réunions (salles, convocations, listes).
• Veiller aux délais des instances (bureau, commission, session).
• Archivage et classement des dossiers de la Présidente.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Gestion du planning

Rédaction professionnelle

Outils

Logiciel de suivi du courrier

Description du poste

MISSION

l'assistant.e est chargé.e du secrétariat de la présidenceet de la direction de cabinet : gestion de l'agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueil des rendez-vous de la présidente et de la directrice de cabinet, coordination de la préparation des dossiers de la présidente. Il.elle travaille en lien avec l'assistant.e chargé.e du secrétariat de l'Exécutif, qu'il.elle peut être amené.e à suppléer le cas échéant.

ACTIVITES

• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• Rédige des courriers réponses
• En lien avec la directrice de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l'agent.e de gestion administrative la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de la présidente et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions de la présidente
• Intervient pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, )
• Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session)
• Apporte un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet
• Organise avec l'agent.e de gestion le tri, le classement et l'archivage les dossiers de la présidente
• Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l'arrivée des nouveaux arrivants

Accueil et relations avec le public

• Assure l'accueil du secrétariat de la présidence
• Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles

Information et communication

• Veille à la circulation des informations entre le cabinet et la direction générale des services selon les consignes données
• Travaille en réseau avec l'assistant.e de direction de la direction générale des services

Spécificités

• Travail en binôme avec l'assistant.e du Secrétariat de l'Exécutif, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin
• Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h
• Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.Référence de l'offre : rlc212bsp6