Assistante de direction F/H (Nouvelle fenêtre)

Silver Screen Group; Cergy; Hybrid; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute une assistante de direction pour organiser quotidiennement le secrétariat de la Présidence et assurer l’accueil, la gestion d’agenda et la liaison avec le cabinet et les élus.

Vous maîtriserez les outils bureautiques, assurerez la rédaction de courriers, la gestion des réunions et le classement des dossiers, avec disponibilité et sens du service public.

Qualifications

• Diplôme requis: Baccalauréat secrétariat ou BTS + expérience confirmée.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, CONTACT et ELISE).
• Bonne maîtrise de l'agenda et des procédures administratives.
• Compétences rédactionnelles et organisationnelles.
• Rigueur, confidentialité et sens du service public.
• Disponibilité et polyvalence pour assurer les remplacements des assistantes du cabinet.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Présidence.
• Gestion de l'agenda de la Présidente et du cabinet.
• Rédaction et mise en forme de courriers et documents.
• Organisation des réunions et gestion des convocations.
• Suivi des dossiers et archivage des documents.
• Gestion des mails et contacts avec élus et organismes extérieurs.
• Support ad hoc en cas d’absence des autres assistantes.

Education

Baccalauréat secrétaire ou BTS + expérience confirmée

Maîtrise des outils informatiques

Gestion d'agenda

Rédaction administrative

Discrétion et confidentialité

Sens du relationnel avec les élus

Travail en équipe

Organisation et polyvalence

Proactivité et autonomie

Tools

WORD

EXCEL

POWERPOINT

ELISE

Internet

CONTACT

Job description

Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute pour le Cabinet de la Présidente une assistante de direction chargée d'assurer l'organisation des activités quotidiennes du secrétariat de la Présidence.

Au titre de vos fonctions, vos missions seront :

Accueil physique et téléphonique

Tenue de l'agenda de la Présidente en accord avec la Chef de cabinet

Création de fiches pour suivi des rendez-vous et des réunions de la Présidence

Assurer le lien avec le secrétariat des Vice-Présidents pour les représentations de la Présidente

Organisation des réunions (convocations, réservation des salles, demandes d’éléments aux services, suivi de l’état des présences, relances etc.)

Suivi des parapheurs et courriers à la signature de la Présidente ainsi que des rapports de séance et CP

Classement et archivage des dossiers

Gestion de tout courrier arrivé papier et sur ELISE (logiciel interne)

Recherche et collecte d’informations pour la Présidente

Gestion de boites mèls et agendas Cabinet de la Présidence

Demandes de chauffeur pour la Présidente

Rédaction, saisie et mise en forme des courriers

Contacts avec les élus et organismes extérieurs

Gestion des mails de l'adresse \"secrétariat de la Présidente\"

Gestion des appels et des affaires courantes en cas d’absence des assistantes du Cabinet et de la Direction du Cabinet

Compétences requises:

Technique :

- Maîtriser les outils informatiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, CONTACT et ELISE (logiciels internes), Internet

- Savoir gérer un agenda

- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles administratives

- Gestion des priorités et capacité à travailler dans l'urgence

- Avoir l'esprit d'initiative

- Etre rigoureux, organisé, réactif, polyvalent, autonome, dynamique et proactif

Relationnel :

- Avoir le sens du travail en équipe

- Faire preuve de discrétion et confidentialité absolue

- Sens du contact et de l'écoute

- Aisance relationnelle avec les élus

- Disponibilité

- Maîtriser les règles et techniques de la bureautique et du secrétariat

- Compétences et fonctionnement de l'institution départementale

- Connaître les circuits et procédures administratives

- Connaître les dossiers clés et les actions engagées par le Cabinet

Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux.

Baccalauréat secrétariat ou BTS + expérience confirmée

Spécificités

Grande disponibilité

Excellente présentation

Grand sens du service

Confidentialité

Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.