Chargé de projet (F/H)

Présidence de la République; Paris; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

La Présidence de la République recrute un chargé de projet pour organiser et coordonner des événements à caractère diplomatique ou national au Palais et à l’étranger. Vous garantirez une offre de services coordonnée et superviserez les aspects logistiques et protocolaire.

Le poste exige une maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel), de bonnes capacités rédactionnelles et une excellente sensibilité à la confidentialité et au travail en mode projet.

Qualifications

• Gestion logistique d’événements simultanés.
• Maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel.
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Maîtrise de l’anglais indispensable, une autre langue serait appréciée.
• Expertise protocolaire appréciée.

Responsibilities

• Concevoir et coordonner l’organisation d’événements présidentiels, nationaux ou internationaux.
• Assurer le soutien logistique nécessaire à l’accueil d’invités et au déplacement des agents de la présidence.
• Gérer les invitations, les déplacements, les réservations et le planning des délégations.
• Suivre le budget et les coûts liés aux voyages et à l’accueil des invités.

Skills

Gestion logistique

Excel

Rédaction

Anglais

Protocolaire

Job description

Le chargé de projet contribue à l’organisation de la coordination de tous les événements présidentiels, à caractère diplomatique ou national, au Palais, en France et à l’étranger. Il concourt au respect des grandes priorités de la présidence, en termes de qualité du service rendu, d'innovation/de modernisation et de maîtrise de la dépense publique.

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

Objectifs:

• Garantir au cabinet une offre de services pour l’organisation coordonnée d’un événement dans sa globalité
• Assurer le soutien logistique nécessaire à l’accueil d’invités ou au déplacement d’agents de la présidence.

Activités opérationnelles:

Invitations/accueil:

• Constituer un fichier invité et faire le suivi avec les différents organismes (interne et externe)
• Garantir l’envoi d’invitations et le suivi des participations en temps quasi réel
• Alimenter et tenir à jour une base de contacts (Protocolaire)
• Proposer des plans de placement y compris protocolaires
• Organiser l’accueil des invités au Palais et, en tant que de besoin, en déplacement
• Utilisation de logiciels d’envoi d’invitation pour les différents évènements

Gestion des prestations et référentiels voyages:

• Centraliser toutes les réservations de billetterie (avions commerciaux ou train) , les locations de voiture, contractualiser avec les prestataires, actualiser les demandes
• Organiser l’hébergement, les prés et post acheminements aéroport/gare des délégations techniques

Coordination logistique:

• Recenser toutes les expressions de besoins logistiques des différents services
• Alimenter des outils de gestion de projet partagés (dossiers, agendas, logiciels…)
• Tenir un tableau de bord de soutien logistique
• Contribuer au suivi budgétaire des voyages officiels et voyage individuel (suivi financier)

Conditions particulières d'exercice

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE:

• Gestion logistique d’événements simultanés
• Maîtrise des outils bureautiques et en particulier d’Excel
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l’anglais indispensable, une autre langue serait appréciée
• Expertise protocolaire (ordre de préséance…) appréciée

QUALITÉS REQUISES:

• Organisation, capacité à anticiper, à gérer l’imprévu et une grande disponibilité
• Rigueur et méthode
• Aptitude à travailler en équipe et en mode projet
• Respect de la confidentialité et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau
• Capacité d’adaptation et à travailler dans l’urgence

Présentation de Présidence de la République

Présidence de la République