Assistant·e au pôle mutualisé de secrétariat (H/F)

Direction Départementale des Territoires des Yvelines (Ddt 78); Versailles; Híbrido; EUR 24.000 - 28.000; Tempo integral

Resumo da vaga

La Direction Départementale des Territoires des Yvelines (DDT 78) recherche un(e) assistant(e) de secrétariat pour appuyer le PMS et les services. Vous gérerez le courrier, préparerez les documents et assurerez l'accueil des arrivants en lien avec le secrétariat général.

Le poste prévoit des horaires 8h45–17h30, avec travail en équipe et complémentarité des heures entre agents pour assurer le service. Télétravail possible 1 jour/semaine après 3 mois d’affectation.

Qualificações

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Capacité à assurer l'appui administratif et l'organisation.
• Savoir préparer et suivre les documents administratifs.

Responsabilidades

• Mettre à jour le chrono des courriers entrants et les parapheurs soumis au visa/la signature.
• Réaliser le contrôle qualité et la mise sous pli du courrier sortant.
• Publier des arrêtés et des décisions dans le recueil des actes administratifs.
• Répondre aux messages des boîtes fonctionnelles et réserver des salles.

Conhecimentos

Organisation

Rigueur

Travail en équipe

Discrétion

Ferramentas

LibreOffice

Le Parapheur

Mélanie

CHORUS DT

Limesurvey

Descrição da vaga

Le PMS est composé aujourd'hui de 4 assistants de catégorie C.

L'assistant·e affecté·e au PMS a pour mission de fournir un appui administratif et organisationnel aux services.

Il/Elle garantit les activités suivantes:

• mettre à jour le chrono des courriers entrants
• suivre les parapheurs soumis par les services au visa ou à la signature de la direction
• préparer les parapheurs soumis au Préfet
• réaliser le contrôle qualité et la mise sous pli du courrier sortant
• publier des arrêtés et des décisions au recueil des actes administratifs
• répondre aux messages des deux boîtes fonctionnelles
• réserver des salles
• répondre aux appels résiduels du standard
• préparer l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec les services et le secrétariat général commun
• saisir les états de frais mensuels de l'architecte et du paysagiste conseils dans CHORUS DT
• venir en appui des services pour l'organisation d'évènements (préparation des feuilles d'émargement, des chevalets, …)
• assurer l'approvisionnement et la mise à disposition des fournitures de bureau
• préparer des tableaux de suivi (congés, grévistes…) .

L'assistant·e du pôle est placé·e sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du pôle de secrétariat et de son adjointe.

Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e) s du pôle et les deux assistantes de direction.

Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui.

A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené·e à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs à la DDT.

Conditions particulières d'exercice

Groupe RIFSEEP/IFSE: 1 ou 2 en fonction de l'ancienneté

Télétravail: 1 jour par semaine après 3 mois d'affectation, soumis à l'avis du supérieur hiérarchique.

Matérielles: informatique (LibreOffice) , bureau partagé (2 agents par bureau)

Horaires et saisonnalités: selon règlement intérieur

Conditions particulières: complémentarité des horaires entre les agents du pôle pour assurer le service sur l'amplitude 8h45 - 17h30

Profil recherché

Afin d'assurer les différentes activités, les compétences suivantes seront nécessaires:

Compétences techniques:

maîtrise des outils bureautiques et informatiques (LibreOffice, Le Parapheur, Mélanie, CHORUS DT, Limesurvey…)

Compétences transversales:

sens de l?organisation, rigueur, aptitude à rendre compte.

Compétences relationnelles:

sens du travail en équipe, discrétion, sens de l'accueil

Elles pourront s'acquérir par la formation ou le compagnonnage

Présentation de Direction Départementale des Territoires des Yvelines (Ddt 78)

La DDT est un service interministériel chargé de mettre en oeuvre dans le département des Yvelines les politiques publiques liées à l'aménagement et de développement durable des territoires.

Elle porte les enjeux majeurs des politiques prioritaires liées à la construction de logements sociaux, à l'aménagement durable des territoires, au développement urbain, à la préservation de l'environnement, à l'accompagnement de l'agriculture et à la sécurité et à l'éducation routières.

Elle compte près de 200 agents des ministères de la Transition écologique, de l'agriculture et de l'alimentation et de l'intérieur.

Elle est composée d'une direction, de six services métiers:

• Service des territoires, de l'aménagement et de la transition écologique
• Service de l'habitat et de la rénovation urbaine
• Service de l'urbanisme des territoires
• Service de l'environnement
• Service de l'éducation et de la sécurité routières
• Service de l'économie agricole.

Rattaché à la direction, le Pôle Mutualisé de Secrétariat (PMS) a été créé le 1er septembre 2022, afin de permettre à l'ensemble des services de bénéficier de l'appui d'assistants