Assistant·e du Chef du Service Urbanisme et Aménagement (H/F)

Direction Départementale des Territoires Et de la Mer du Pas-de-Calais (Ddtm 62); Arras; Hybrid; EUR 24.000 - 32.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Télétravail possible

Formation et tutorat

Zusammenfassung

Direction Départementale des Territoires et de la Mer du Pas-de-Calais (DDTM 62) recherche un agent secrétariat pour assurer le secrétariat du chef de service et des cadres, gérer l’agenda, le courrier et la logistique du service à Arras. Télétravail possible selon le règlement intérieur et sous réserve de nécessité de service.

Le poste implique l’accueil des visiteurs et le traitement des dossiers administratifs, avec une collaboration étroite avec les autres services de l’État et les

Qualifikationen

• Discrétion et confidentialité requises.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de travail collaboratif de la DDTM62 (mail, intranet, réseau partagé, parapheur).
• Connaissance de l’organisation de services de l’État.
• Capacité à travailler en équipe et à s’adapter.
• Expérience dans un poste similaire serait un plus.

Aufgaben

• Assurer le secrétariat du chef de service et des cadres (agenda, courrier papier et dématérialisé).
• Préparer et organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus.
• Gérer la logistique du service et l’accueil des contractuels, stagiaires et nouveaux arrivants.
• Suivre les crédits et engagements en lien avec l’adjoint et les chefs d’unité (CHORUS).
• Assurer la mise en ligne des courriers signés sur la plateforme collaborative.

Kenntnisse

Discrétion

Gestion du courrier

Organisation

Travail en équipe

Adaptabilité

Tools

RESANA

Parapheur numérique

Intranet

Courrier électronique

Jobbeschreibung

Rouage essentiel du service, le secrétariat a pour rôle d'assurer le secrétariat du chef de service et des cadres du service:
agenda, courriers "papier" et parapheurs (dématérialisés) , organisation et préparation des réunions, boite courriel du service, ainsi que la participation aux réunions interne du service et rédaction de leur compte-rendu.
Il assure la logistique du service: suivi des besoin du service (fournitures, copieurs…) , accueil et suivi des contractuels, stagiaires, et nouveaux arrivants (préparation des dossiers "agent") .
Il effectue quelques tâches de gestion du personnel: congés, maladie, télétravail, grève, frais de déplacements (Chorus DT)
Il est en charge du suivi des crédits en lien avec l'adjoint au chef de service et les chefs d?unités: engagements et paiements dans CHORUS Formulaire.
Il accueille les visiteurs extérieurs.
Enfin, il met en ligne les courriers signés sur la plateforme collaborative dans le cadre du contrôle de légalité
Management Exercé dans le poste: Aucun
Positionnement dans la structure: Sous la hiérarchie du chef de service
Relations internes et externes: Les autres services de la DDTM, l'architecte conseil, le service juridique mutualisé de la DREAL, les autres services de l'État, les collectivités locales, et les usagers et les professionnels.
Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire: sans

Conditions particulières d'exercice

Matérielles: Poste basé à Arras (bureau individuel ouvert)
1 ordinateur portable
1 téléphone portable
Horaires et saisonnalités: Horaires conformes au règlement intérieur de la DDTM 62
Télétravail possible selon le règlement intérieur de la DDTM 62 et sous réserve de nécessité de service
Poste n° 1620620131

Profil recherché

• Discrétion
• Savoir utiliser les outils bureautiques et de travail collaboratif de la DDTM62 (mail, Intranet, Internet, réseau partagé, RESANA, parapheur numérique).
• Bonne connaissance de l'organisation de services de l'État.
• Savoir travailler en équipe
• Être critique et force de proposition, notamment pour l'organisation du service.
• Savoir être autonome et posséder une bonne capacité d'adaptation.
• Modes d'acquisition: Formation, tutorat
• Profils recherchés, antériorité éventuellement nécessaire: une expérience dans un poste similaire serait un plus

Présentation de Direction Départementale des Territoires Et de la Mer du Pas-de-Calais (Ddtm 62)

Le SUA porte à l'échelle départementale les politiques de l’État en matière d'application et de contrôle du droit des sols (avec appui juridique interne) , et de la planification et de l'aménagement du territoire (documents d'urbanisme, questions foncières, commissions ad hoc…) .
Le SUA est composé d'une trentaine d'agents répartis sur 2 unités et 3 sites.
La direction du service est assurée par le Chef de Service auquel sont rattachés 2 adjoints, un chargé de mission opérations d'aménagement, un chargé de mission Stratégies Écologique et Énergétique des Territoires et une assistante.