Secrétariat polyvalent et Dotations (H/F)

Préfecture du Puy-de-Dôme; Ambert; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

La Préfecture du Puy-de-Dôme recrute un agent polyvalent pour soutenir les services opérationnels et administratifs. Vous accompagnerez les collectivités, instruirez les demandes et établirez les tableaux de programmation.

Vous gérerez les Maisons France services (subventions, labellisations, comités de pilotage, formations CNFPT) et assurerez le secrétariat: courrier, agenda du Sous-préfet, réunions et visites, avec une forte polyvalence et discrétion.

Responsibilities

• Gestion des dotations (DETR/DSIL/Fonds vert) et accompagnement des collectivités, instruction des demandes et élaboration des tableaux de programmation.
• Gestion des Maisons France services: suivi des commandes signalétiques et des demandes de subventions, organisation des comités et formations CNFPT, planification des rencontres partenaires.
• Missions de secrétariat: gestion du courrier et du point numérique, intérim du secrétariat du Sous-préfet, gestion des agendas et des dossiers, et soutien administratif divers.

Job description

Groupe RIFSEEP 1

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Vos activités principales:

1 – Gestion des dotations (DETR/DSIL/Fonds vert) :

• accompagne les collectivités,
• instruit les demandes,
• établit les tableaux de programmation,
• apporte une aide à la décision au Sous-préfet.

2 – Gestion des Maisons France services:

• assure la gestion des commandes signalétiques et des demandes de subventions annuelles,
• met à jour des avenants à la convention départementale suite aux labellisations,
• organise les séminaires France services annuels en présence de l'ANCT, de Monsieur le Préfet, des partenaires nationaux et des conseillers France services,
• organise et participe aux comités de pilotages France services,
• assure la gestion des formations CNFPT des conseillers France services,
• organise le comité de pilotage départemental annuel,
• planifie des rencontres partenaires nationaux avec le Sous-préfet,
• planifie les réunions et les visites France services du Sous-préfet,
• suit les labellisations des Maisons France services et les inaugurations,
• gère le dépôt des dossiers sur la plateforme AFNOR dans le cadre des audits de labellisation et de contrôle du label des France services,
• participe aux réunions de coordination de l'animateur départemental,
• transmet les compte-rendus mensuels rédigés par l'animateur départemental à l'ANCT,
• est l’interlocuteur principal entre la Préfecture et les conseillers France services,
• prépare des notes pour les labellisations/inaugurations à l'attention de Monsieur le Préfet.

3 – Missions de secrétariat:

• gère les expulsions locatives de l'arrondissement d'Ambert,
• gère le courrier papier et la boîte mail de la Sous-préfecture d'Ambert (suivi, tri et réattribution) ,
• assure l’intérim du point numérique en l'absence de service civique,
• assure l’intérim du secrétariat particulier (gestion d'agenda du Sous-préfet, planification et préparation des réunions et dossiers, … ) ,
• gère le secrétariat des commissions d'arrondissement de sécurité,
• utilisation le logiciel @ctes (contrôle de légalité des dossiers d'urbanisme, suivi et enregistrement des arrêtés d'ERP) ,
• appuie la Secrétaire générale sur les VTA et l'aide aux Fonds de commerce,
• accompagne et soutient l’apprenti dans les missions attribuées.

Conditions particulières d'exercice

Votre environnement professionnel

• Activités du service

Polyvalence d’une Sous-préfecture

• Composition et effectifs du service

Cinq agents et un Secrétaire général

• Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet et Secrétaire général

• Liaisons fonctionnelles

Services internes et externes

Secrétaires des collectivités territoriales et élus

Usagers

Activités éligibles au télétravail

• suivi des dotations et des expulsions locatives
• rédaction des courriers, invitations…
• missions de secrétariat (gestion des mails et des appels…)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Grande polyvalence compte tenu des domaines d’activités variés.

Présentation de Préfecture du Puy-de-Dôme

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