Assistant du pôle valorisation du patrimoine (H/F)

Velizy Villacoublay; Vélizy-Villacoublay; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

La Ville de Vélizy-Villacoublay recherche un(e) Assistant(e) du pôle valorisation du patrimoine pour accompagner le suivi administratif et le secrétariat des services techniques.

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, traitez les demandes via le logiciel métier et participez à la préparation des réunions et à la gestion des documents, en collaboration avec la seconde assistante et les autres directions.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac pro requis dans le domaine administratif et des collectivités.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion documentaires.
• Autonomie, organisation et sens du relationnel attendus.
• Connaissance des procédures administratives et du travail en équipe.

Responsibilities

• Gérer le suivi administratif du Pôle et les actes administratifs des directions.
• Traiter les demandes des administrés et les enregistrer dans le logiciel ASTECH.
• Gérer l’accueil physique et téléphonique et orienter les usagers.
• Préparer les ordres du jour et dossiers des réunions techniques.
• Assurer le secrétariat de la direction et le suivi des réponses au courrier.

Skills

Rigueur administrative

Organisation du travail

Maîtrise bureautique

Travail en équipe

Education

Bac pro « Assistant à la gestion des organisations et de leurs activités »

Tools

Outlook

Word

ASTECH

CRM Gestion Citoyen

Job description

Assistant du pôle valorisation du patrimoine (H/F)

Berceau de l’aéronautique militaire et mondiale, Vélizy-Villacoublay est une commune située dans le département des Yvelines dont la population est de 23 000 habitants.
Elle se caractérise par une concentration exceptionnelle d'entreprises de haute technologie. Equilibrant sièges de grands groupes nationaux et internationaux et commerces de proximité, Vélizy-Villacoublay accueille chaque jour 43000 salariés du secteur privé et 545 agents territoriaux permanents.
La ville s’attache à

• Développer la mobilité et l’économie par le biais notamment de l’accès à différents modes de circulation douce et de la dynamisation du commerce local.
• Rénover les quartiers, en les rendant plus attractifs, en créant de nouvelles infrastructures et en végétalisant les espaces.
• Donner accès à un service public de qualité, répondant aux attentes des véliziens tout en favorisant l’accès aux démarches administratives en ligne.
• Favoriser la qualité de vie et le bien-être des familles en proposant des accueils adaptés à leurs besoins : 9 structures d’accueil collectif de la Petite Enfance et 1 crèche familiale, 8 écoles maternelles et élémentaires, 1 espace jeunesse, 2 espaces culturels, 9 structures sportives, 1 espace multimédia et un espace sénior.
• Améliorer le cadre de vie des véliziens tout en préservant l’environnement : augmentation des espaces verts, des pistes cyclables, protection de la biodiversité, accès aux énergies renouvelables…
• Faire de Vélizy, une ville innovante, intelligente et sécuritaire.

Elle dispose d’un budget de 89 millions d’euros pour mener à bien toutes ces actions.

La Direction des Ressources Humaines accompagne les 545 collaborateurs de la collectivité dans leur parcours professionnel en développant leurs compétences, en favorisant leur évolution professionnelle et leur mobilité, tout en préservant leur qualité de vie au travail, leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et leur maintien dans l’emploi. Elle met en œuvre une politique salariale attractive, récompensant l’engagement professionnel.

Description de l'offre

Le pôle valorisation du patrimoine est l’un des 3 grands pôles composant les services municipaux. Il regroupe l’ensemble des services et des moyens permettant d’effectuer l’entretien du patrimoine communal ou de réaliser des travaux neufs sur les bâtiments, les espaces publics et les espaces verts, d’élaborer et de mettre en œuvre les projets d’aménagement urbain. Il contribue à améliorer le cadre de vie des habitants de la commune et dispose d’un budget d’investissement de plus de 15 millions d’euros et de fonctionnement de 9 millions d’euros pour y parvenir.

Les 2 assistantes assurent en binôme le suivi administratif et le secrétariat du pôle. Elles travaillent en transversalité avec l’ensemble des directions opérationnelles associées à leur périmètre et veillent à la continuité de certaines missions de l’assistante de l’urbanisme lors de ses congés.

Description de vos missions

Sous la responsabilité du Directeur adjoint du pôle Valorisation du Patrimoine, vous êtes chargé de :

• Assurer le suivi administratif du Pôle :
  • Rédiger et diffuser les actes administratifs des directions du pôle.
  • Gérer les demandes de déménagement des administrés : rédiger et transmettre les courriers et arrêtés, puis les enregistrer dans le logiciel ASTECH.
  • Recenser les délibérations à inscrire à l’ordre du jour du Conseil municipal et les enregistrer dans le logiciel métier.
  • Gérer les commandes de fournitures bureautiques pour les agents du Pôle.
• Assurer le suivi des demandes d’intervention :
  • Gérer la boîte mail de la Direction des Services techniques : réceptionner, analyser et traiter les demandes.
  • Gérer les demandes d’intervention via le logiciel ASTECH : les orienter vers les directions concernées et alerter les techniciens en cas d’urgence.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique :
  • Gérer le standard : réceptionner les appels, prendre les messages et orienter les appels vers les différents services.
  • Gérer l’accueil physique : accueillir le public, le renseigner ou l’orienter en fonction de la demande.
• Travailler en binôme avec la seconde assistante du pôle et réaliser ses missions principales pendant ses congés :
  • Gérer l’agenda du Directeur de Pôle.
  • Préparer les ordres du jour des réunions techniques et veiller à la préparation des dossiers.
  • Distribuer le courrier et assurer le suivi des réponses.
  • Suivre les demandes reçues via le logiciel de Gestion de la Relation Citoyen et préparer les projets de réponse.
  • Assurer le suivi des demandes de grues fixes et mobiles.
• Assurer les missions de l’assistante de la direction de l’urbanisme durant ses congés :
  • Assurer le secrétariat de la commission de sécurité des bâtiments communaux et des ERP privés.
  • Mettre à jour les fiches santé des bâtiments communaux à partir des rapports annuels de contrôle.

Profil du candidat

Titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bac professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités », vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et le rôle des services techniques.

Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et de secrétariat : rédaction de courriers et d’actes, bonne maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit.Vous êtes autonome dans l’utilisation des outils bureautiques avec une maitrise d’Outlook et Word, et êtes à l’aise avec les fonctionnalités de base d’un logiciel métier.

Organisé et rigoureux, vous savez planifier votre activité, hiérarchiser vos priorités et gérer efficacement vos tâches au quotidien.

Vous appréciez le travail en équipe et en transversalité. Doté de bonnes qualités relationnelles et d’un sens de la discrétion professionnelle, vous adaptez votre communication à vos interlocuteurs.

Vous faites preuve d’adaptabilité et de réactivité dans la réalisation de vos missions.

Poste ouvert aux candidats porteurs d’un handicap.