Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) – Travaux Neufs F/H

A2A Alternative Ascenseurs; Bezannes; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Job summary

A2A Alternative Ascenseurs recherche un(e) Assistant(e) ADV – Travaux Neufs pour accompagner le suivi de projets d’installation d’ascenseurs. Vous serez l’interface entre les équipes commerciales, les responsables travaux et les clients, et vous assurerez la coordination et le suivi administratif des affaires de travaux neufs, de la commande à la facturation finale.

Vos missions couvrent l’enregistrement des commandes, la planification, la gestion documentaire et le suivi financier des projets,

Responsibilities

• Enregistrement et suivi des commandes clients dans l’ERP et contrôle des dossiers.
• Coordination et planification des travaux: élaboration et mise à jour des plannings.
• Gestion documentaire des projets: dossiers administratifs, plans et autorisations.
• Suivi de l’avancement et de la facturation: tableaux de bord et demandes de paiement.
• Relation clients et coordination interne: interlocuteur administratif et respect des échéances.

Job description

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) ADV – Travaux Neufs pour renforcer notre organisation et accompagner le suivi de nos projets d'installation d'ascenseurs.

Votre mission

Véritable interface entre les équipes commerciales, les responsables travaux, les services administratifs et nos clients, vous assurez la coordination et le suivi administratif des affaires de travaux neufs, de la commande jusqu'à la facturation finale.

Votre rôle est essentiel pour garantir la bonne circulation des informations, le respect des échéances et la fiabilité du suivi des affaires.

Vos principales responsabilités

1. Enregistrement et suivi des commandes

• Réceptionner, vérifier et enregistrer les commandes clients dans notre ERP.

• Contrôler la conformité des dossiers : devis, commandes, conditions commerciales et documents contractuels.

• Assurer l'ouverture et la mise à jour des dossiers d'affaires.

• Suivre les différentes étapes administratives des projets.

2. Coordination et planification des affaires

• Participer à l'élaboration et à l'actualisation des plannings de travaux, en coordination avec les responsables concernés.

• Suivre les dates prévisionnelles de livraison, d'installation et de réception des appareils.

• Anticiper les échéances et alerter les équipes sur les éventuels retards ou points bloquants.

• Faciliter la circulation des informations entre les différents intervenants.

3. Gestion documentaire des projets

• Constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs et techniques.

• Collecter les documents nécessaires au bon déroulement des affaires.

• Veiller à la complétude des dossiers : documents contractuels, plans, autorisations, procès-verbaux de réception et documents de fin de chantier.

• Organiser le classement et l'archivage des documents.

4. Suivi de l'avancement et de la facturation

• Assurer le suivi administratif et financier des affaires en cours.

• Mettre à jour les tableaux de bord d'avancement des projets.

• Identifier les étapes déclenchant la facturation conformément aux conditions contractuelles.

• Préparer et suivre les demandes de facturation : acomptes, situations intermédiaires et soldes.

• Suivre les factures émises et contribuer au traitement des éventuels litiges administratifs.

• Participer au suivi des affaires non soldées et des restes à facturer.

5. Relation clients et coordination interne

• Être un interlocuteur privilégié pour les demandes administratives liées aux projets.

• Assurer une communication régulière avec les équipes commerciales et travaux.

• Relancer les différents intervenants afin de garantir le respect des échéances.

• Contribuer à l'amélioration continue de nos méthodes et outils de suivi.