Assistant de Gestion et Administration des Ventes F/H

Gesec; Puteaux; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Gesec, basé en Île-de-France, recherche un Assistant de Gestion et Administration des Ventes. Vous assurez le suivi administratif, commercial et financier des contrats de maintenance et des travaux supplémentaires, en veillant à la cohérence des données et à la qualité du service client.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les Chargés d'Affaires, ferez le lien entre les devis, commandes et factures, et participerez au déploiement éventuel du nouvel ERP, afin d'optimiser les processus

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et ADV.
• Maîtrise d'un ERP et des processus de facturation.
• Bon esprit d'équipe et rigueur dans le suivi financier.

Responsibilities

• Créer et mettre à jour les fiches clients, fournisseurs et affaires dans l'ERP.
• Enregistrer et suivre les commandes clients et fournisseurs.
• Contrôler la cohérence entre devis, commandes et factures.
• Établir et contrôler la facturation des contrats de maintenance et des travaux supplémentaires.
• Assurer le suivi des prestations réalisées et restant à facturer.
• Contrôler les factures fournisseurs et participer au traitement des litiges.
• Suivre les coûts, les marges et les écarts de rentabilité en lien avec les Chargés d'Affaires.
• Actualiser les tableaux de bord et les outils de suivi de l'activité.
• Participer aux clôtures mensuelles et au reporting financier.
• Contribuer à la fiabilisation des données et à l'optimisation des processus administratifs.
• Participer, le cas échéant, au déploiement du nouvel ERP et à l'accompagnement de sa mise en place.

Job description

En tant qu'Assistant de Gestion et Administration des Ventes, vous assurez le suivi administratif, commercial et financier des contrats de maintenance et des travaux supplémentaires.

Vos principales responsabilités :

Gestion administrative et ADV

• Créer et mettre à jour les fiches clients, fournisseurs et affaires dans l'ERP ;
• Enregistrer et suivre les commandes clients et fournisseurs ;
• Contrôler la cohérence entre devis, commandes et factures.

Facturation et suivi financier

• Établir et contrôler la facturation des contrats de maintenance et des travaux supplémentaires ;
• Assurer le suivi des prestations réalisées et restant à facturer ;
• Contrôler les factures fournisseurs et participer au traitement des litiges ;
• Suivre les coûts, les marges et les écarts de rentabilité en lien avec les Chargés d'Affaires.

Reporting et amélioration des processus

• Actualiser les tableaux de bord et les outils de suivi de l'activité ;
• Participer aux clôtures mensuelles et au reporting financier ;
• Contribuer à la fiabilisation des données et à l'optimisation des processus administratifs ;
• Participer, le cas échéant, au projet de déploiement du nouvel ERP et à l'accompagnement de sa mise en place.