Assistant ADV

Hexalean; France; Remote; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Hexalean recherche un(e) Assistant(e) Administration des Ventes pour assurer le suivi administratif des commandes clients, de la saisie à la facturation, et coordonner les échanges entre les services commercial et logistique.

Vous assurez aussi le relais administratif RH du site (intérimaires, contrats, formations) et garantissez la bonne transmission des informations au service comptabilité, tout en veillant au respect des délais et de la qualité des données.

Qualifications

• Saisir et contrôler les commandes clients.
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à la livraison.
• Gérer les litiges et relances.
• Mettre à jour les informations et les indicateurs dans l’ERP.

Responsibilities

• Saisir et contrôler les commandes clients.
• Assurer le suivi jusqu’à la livraison et la facturation.
• Gérer les litiges et relances et dénouer les dossiers en attente.
• Coopérer avec les équipes logistiques et RH pour une coordination efficiente.

Skills

Gestion des commandes

Coordination interservices

Saisie et contrôle des commandes

Relation client/interne

Rigueur et polyvalence

Tools

ERP interne

Tableaux de suivi

Job description

Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) H/F

Les missions du poste

Vous aimez faire avancer les commandes, assurer un suivi rigoureux des dossiers et faciliter la coordination entre les équipes? Vous appréciez également la polyvalence et souhaitez contribuer au bon fonctionnement d’un site industriel?

En lien avec les équipes commerciales, la logistique, la comptabilité et les Ressources Humaines, vous assurez le suivi administratif des commandes clients.

Votre rôle est de garantir la fiabilité des informations, la fluidité des opérations et une bonne coordination entre les différents interlocuteurs.

1. Administration des ventes

• Saisir et contrôler les commandes clients.
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à la livraison.
• Émettre et vérifier les factures clients.
• Gérer les litiges, effectuer les relances et débloquer les dossiers en attente.
• Mettre à jour le portefeuille clients dans l’ERP.
• Alimenter les tableaux de suivi et les indicateurs d’activité.
• Coordonner les échanges avec les équipes logistiques afin d’ajuster les délais et de garantir la satisfaction client.

2. Relais RH du site

En lien avec le service Ressources Humaines, vous assurez un rôle de relais administratif RH de proximité:

Assurer la gestion des intérimaires: demandes de personnel, suivi des contrats, renouvellements et fins de mission, en lien avec les agences d’intérim et le service RH.

Assurer la gestion administrative des formations: inscriptions, convocations, suivi des présences et mise à jour des documents.

Veiller à la bonne tenue des dossiers et à la transmission des informations au service RH.

3. Lien avec le service comptabilité

Vous contribuez également à la bonne coordination entre le site et le service comptabilité:

• Assurer la transmission des informations et des pièces nécessaires au traitement comptable.
• Participer au suivi des factures clients et fournisseurs, selon le périmètre confié.
• Identifier les écarts ou anomalies administratives et faciliter leur résolution avec les interlocuteurs concernés.
• Répondre aux demandes de vérification et assurer le suivi des dossiers en attente.
• Veiller à la fiabilité et à la bonne circulation des informations entre les services.

Vous travaillez avec un ERP interne, des tableaux de suivi et les outils de gestion administrative du site. La rigueur, la polyvalence, le sens du service et la coordination sont essentiels pour réussir dans cette fonction transverse.