Assistant de la Cheffe de Service – Secrétariat & Admin

ministere-de-la-culture; Nancy; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Le Ministère de la Culture recherche un/une assistant/e de la cheffe de l'UDAP pour assurer le secrétariat de la cheffe de service et coordonner les activités du bureau.

Vous organiserez l'agenda, assurerez le lien avec les partenaires, y compris la Préfecture, et soutiendrez les enjeux RH. Vous préparerez les commissions et gérerez les aspects logistiques, l'accueil, le courrier, les achats et l'archivage.

Responsibilities

• Gérer l'agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service de l'UDAP.
• Assurer le lien avec les partenaires, notamment la Préfecture.
• Souffrir les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires, etc.
• Préparer les commissions (CDNPS) et assurer la logistique du service.
• Accueillir les rendez-vous et diriger les demandes vers les techniciens.
• Gérer le courrier et la messagerie électronique du service.
• Administrer les achats, les stocks et les contrats du service.
• Gérer la bibliothèque et suivre la base de données.
• Réaliser la revue de presse quotidienne et être référente communication avec la DRAC.
• Répartir les dossiers simplifiés et assurer l'archivage en lien avec les archives départementales.
• Être suppléante de la référente Guichet unique UDAP dossiers MH et corresponsable Annuaire du Ministère.

Job description

Le Ministère de la Culture recherche un/une assistant/e de la cheffe de l'UDAP pour assurer le secrétariat de la cheffe de service et coordonner les activités du bureau.

Vous organiserez l'agenda, assurerez le lien avec les partenaires, y compris la Préfecture, et soutiendrez les enjeux RH. Vous préparerez les commissions et gérerez les aspects logistiques, l'accueil, le courrier, les achats et l'archivage.