Assistant/e de la cheffe de service

Ministère de la Culture; Nancy; Presencial; EUR 24.000 - 30.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Ministère de la Culture recherche un(e) chargé(e) de secrétariat et de gestion au sein de l’UDAP et du service pour assurer l’accueil, l’organisation et le lien avec les partenaires, dont la Préfecture, ainsi que la gestion administrative et documentaire.

Vous serez en appui de la cheffe de service, gérerez les aspects budgétaires et assurerez la veille presse et l’archivage, tout en travaillant en équipe autour des missions quotidiennes et des démarches simplifiées.

Formación

• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise des logiciels de bureautique
• Bonne connaissance de l’organisation administrative, des interlocuteurs de la DRAC et des partenaires
• Capacité d’autonomie et d’adaptation, réactivité
• Sens de l’organisation et de la rigueur, sens pratique
• Grande maîtrise rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs
• Connaissance du budget et de la comptabilité technique
• Sens relationnel, discrétion
• Esprit d’initiative
• Capacité à travailler en équipe, écoute

Responsabilidades

• Organiser l'agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service
• Garantir le lien avec les partenaires, notamment la Préfecture
• Assurer la revue de presse quotidienne et la gestion de la bibliothèque
• Accueillir les rendez-vous et proposer des premières solutions techniques
• Gérer le courrier entrant et sortant et la messagerie fonctionnelle
• Assurer la logistique du service: achats, stocks et contrats
• Référente communication UDAP et DRAC
• Répartir les dossiers "démarches simplifiées" et dispatch vers les collègues
• Archivage et gestion administrative des archives en lien avec le réseau
• Suppléante de la référente Guichet unique UDAP dossiers MH
• Correspondante Annuaire du Ministère

Conocimientos

Secrétariat

Bureautique

Organisation admin

Autonomie

Rigueur

Rédaction admin

Budget comptabilité

Discrétion

Initiative

Esprit d'équipe

Ecoute

Descripción del empleo

Vos missions en quelques mots

Missions :

Au niveau du secrétariat de la cheffe de l'UDAP :

• organiser l'agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service
• garantir le lien avec tous les partenaires concernés notamment la Préfecture
• assister la cheffe de service dans les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires...
• préparer certaines commissions comme les commissions départementales de la nature, des paysages et des sites (CDNPS)

Au niveau du service :

• accueillir physiquement les rendez-vous programmés ou les demandes de renseignements sans rendez-vous
• accueillir téléphoniquement et proposer des premières solutions techniques simples et / ou orienter vers un technicien
• assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• gérer la messagerie électronique fonctionnelle du service
• assurer la logistique du service : gestion des achats, stocks et contrats
• assurer la gestion de la bibliothèque : suivi de la base de données
• assurer la revue de presse quotidienne
• être la référente " Communication " entre l'UDAP et la DRAC
• être la référente pour la répartition des dossiers " démarches simplifiées " : assurer la répartition des dossiers entrant au service et dispatch vers les collègues concernés des dossiers " démarches simplifiées "
• être la référente archivage pour le service, en lien avec le réseau " gestionnaires et responsables des archives " (groupe de travail), assurer la gestion administrative des archives : mise en oeuvre du plan de gestion des archives avec les archives départementales
• Suppléante de la référente " Guichet unique UDAP dossiers MH "
• Correspondante " Annuaire du Ministère "

Profil recherché

Compétences requises :

• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise des logiciels de bureautique
• Bonne connaissance de l’organisation administrative, des interlocuteurs de la DRAC et despartenaires
• Capacité d’autonomie et d’adaptation, réactivité
• Sens de l’organisation et de la rigueur, sens pratique
• Grande maîtrise rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs
• Connaissance du budget et de la comptabilité technique
• Sens relationnel, discrétion
• Esprit d’initiative
• Capacité à travailler en équipe, écoute