Assistant de la Cheffe de Service - Secrétariat & Coordination

Ministère de la Culture; Nancy; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Ministère de la Culture recherche un(e) chargé(e) de secrétariat et de gestion au sein de l’UDAP et du service pour assurer l’accueil, l’organisation et le lien avec les partenaires, dont la Préfecture, ainsi que la gestion administrative et documentaire.

Vous serez en appui de la cheffe de service, gérerez les aspects budgétaires et assurerez la veille presse et l’archivage, tout en travaillant en équipe autour des missions quotidiennes et des démarches simplifiées.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise des logiciels de bureautique
• Bonne connaissance de l’organisation administrative, des interlocuteurs de la DRAC et des partenaires
• Capacité d’autonomie et d’adaptation, réactivité
• Sens de l’organisation et de la rigueur, sens pratique
• Grande maîtrise rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs
• Connaissance du budget et de la comptabilité technique
• Sens relationnel, discrétion
• Esprit d’initiative
• Capacité à travailler en équipe, écoute

Responsibilities

• Organiser l'agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service
• Garantir le lien avec les partenaires, notamment la Préfecture
• Assurer la revue de presse quotidienne et la gestion de la bibliothèque
• Accueillir les rendez-vous et proposer des premières solutions techniques
• Gérer le courrier entrant et sortant et la messagerie fonctionnelle
• Assurer la logistique du service: achats, stocks et contrats
• Référente communication UDAP et DRAC
• Répartir les dossiers "démarches simplifiées" et dispatch vers les collègues
• Archivage et gestion administrative des archives en lien avec le réseau
• Suppléante de la référente Guichet unique UDAP dossiers MH
• Correspondante Annuaire du Ministère

Skills

Secrétariat

Bureautique

Organisation admin

Autonomie

Rigueur

Rédaction admin

Budget comptabilité

Discrétion

Initiative

Esprit d'équipe

Ecoute

Job description

Ministère de la Culture recherche un(e) chargé(e) de secrétariat et de gestion au sein de l’UDAP et du service pour assurer l’accueil, l’organisation et le lien avec les partenaires, dont la Préfecture, ainsi que la gestion administrative et documentaire.

Vous serez en appui de la cheffe de service, gérerez les aspects budgétaires et assurerez la veille presse et l’archivage, tout en travaillant en équipe autour des missions quotidiennes et des démarches simplifiées.