Assistant de direction - Secrétariat particulier du Président H/F

Grand Est; Strasbourg; Hybride; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

La Région Grand Est recherche un assistant de direction pour assurer le secrétariat particulier du Président. Vous organiserez l’agenda, préparerez les dossiers et assurerez l’accueil et l’interface avec l’administration et les élus.

En binôme avec une autre assistante, vous coordonnerez les notes, comptes rendus, marchés et suivis administratifs, et assurerez le traitement des déplacements tout en veillant à la conformité des procédures internes.

Qualifications

• Formation de type BTS Assistant de direction (souhaitée).
• Expérience professionnelle d’au moins 2 ans en secrétariat de direction (souhaitée).
• Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales.

Responsabilités

• Assiste le Président de la Région Grand Est en termes d’organisation et de gestion d'agenda.
• Constituer les dossiers papier et numérique du Président
• Assurer l’accueil physique et téléphonique: renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
• Trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
• Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
• Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
• Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
• Gérer et actualiser une base d’information
• Classer et archiver les documents administratifs
• Renseigner des tableaux de suivi des réunions
• Gérer le matériel / les fournitures pour le Président
• Diffuser en interne/externe les documents administratifs
• Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
• Assurer la gestion et le suivi des frais de déplacement du Président
• Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie

Formation

BTS Assistant de direction (souhaitée)

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région ▼ Veuillez sélectionner une ou des valeurs

Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS ▼ Veuillez sélectionner une ou des valeurs

Assistant de direction - Secrétariat particulier du Président H/F

Description du poste

Type de contrat

Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)

Intitulé du poste

Assistant de direction - Secrétariat particulier du Président H/F

Missions de la Direction / du service / du pôle

Le Cabinet du Président assure une information et un conseil politique efficace au Président ainsi qu'aux membres de l'exécutif et des élus dans leurs décisions et arbitrages attendus.

Il prépare les interventions et déplacements du Président. Il participe à la définition et à la mise œuvre de la stratégie régionale et assure l'interface entre le politique et l'administration.

Missions du poste

Assiste le Président de la Région Grand Est en termes d’organisation et de gestion d'agenda, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Activités

Les activités attachées à ce poste sont exercées en binôme avec une autre assistante :

- Organiser les activités professionnelles du Président : agenda, déplacements, etc.

- Constituer les dossiers papier et numérique du Président

- Assurer l’accueil physique et téléphonique: renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer

- Trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées

- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.

- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel

- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique

- Gérer et actualiser une base d’information

- Classer et archiver les documents administratifs

- Renseigner des tableaux de suivi des réunions

- Gérer le matériel / les fournitures pour le Président

- Diffuser en interne/externe les documents administratifs

- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations

- Assurer la gestion et le suivi des frais de déplacement du Président

- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie

Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)

Relations hiérarchiques et conditions particulières du poste :
Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité du Directeur du Cabinet et du Chef de Cabinet.
Des horaires téléphoniques de permanence seront à assurer en alternance avec la binôme de 8 heures à 18 heures.

Conditions particulières du poste et avantages sociaux :

• Temps de travail 39h hebdomadaires avec RTT, horaires variables
• Télétravail possible après 3 mois de présence
• Participation employeur :
• complémentaire santé et prévoyance
• frais de transport
• restauration
• Rémunération comprenant : régime indemnitaire prime de présentéisme supplément familial de traitement (le cas échéant)
• Véhicule de service intégré à la flotte automobile du site

Permis B obligatoire ?

Poste logé ?

Compétences et aptitudes

Savoir

• Formation de type BTS Assistant de direction (souhaitée)
• Expérience professionnelle d’au moins 2 ans en secrétariat de direction (souhaitée)
• Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales

Savoir-faire

• Capacité à rendre compte à la hiérarchie
• Capacités d’adaptation et de priorisation
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Organisation méthodique du travail et gestion du temps

Savoir-être

• Intérêt marqué pour l’actualité régionale
• Excellentes aptitudes relationnelles
• Esprit d’équipeet de collaboration : gestion conjointe d’un agenda
• Capacité de prise d’initiatives
• Réactivité et sens des responsabilités
• Discrétion absolue
• Rigueur et sens de l’organisation
• Communication claire et proactive

Classification du poste

Catégorie hiérarchique

Grades autorisés de recrutement

• Adjoint administratif
• Adjoint administratif principal de 2ème classe
• Adjoint administratif principal de 1ère classe
• Rédacteur
• Rédacteur principal de 2ème classe
• Rédacteur principal de 1ère classe

Informations complémentaires

Remplacement souhaité à compter du :

Date limite dépôt candidature (à minuit)

Localisation du poste

Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région

Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS

Informations générales

Pourquoi intégrer la Région Grand Est ?

Intégrer la Région Grand Est, c'est participer à une aventure humaine et professionnelle stimulante!

Pourquoi intégrer la Région Grand Est ?

Intégrer la Région Grand Est, c'est participer à une aventure humaine et professionnelle stimulante !
C'est rejoindre une collectivité jeune, audacieuse, qui ose expérimenter et se transformer.
C'est choisir un employeur qui accompagne et innove pour permettre à chacun de grandir, de s'épanouir tout au long de son parcours professionnel.
Et c'est contribuer à façonner aujourd'hui le Grand Est de demain : une Région puissante et surprenante, ouverte sur ses voisins européens, dans laquelle il fait bon vivre et travailler.

• Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
• Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)
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