Assistant de Direction & Office Manager — Organisation Exécutive

Eres Sa; Paris; Hybrid; EUR 40,000 - 48,000; Full time

Job summary

ERES recrute un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager pour accompagner la Directrice Générale et les directions opérationnelles. Vous serez l interface entre les différents interlocuteurs et les équipes du siège et des boutiques, en assurant l’organisation et le bon fonctionnement quotidien.

Vous piloterez l’assistanat, l’office management et les activités transverses, avec autonomie, discrétion et sens du service. Maîtrise du Pack Office et anglais souhaités; poste en CDI basé à Paris.

Qualifications

• Formation supérieure requise, Bac+2/3, avec 3+ ans d'expérience en poste similaire.
• Autonomie, rigueur, organisation et réactivité au quotidien.
• Maîtrise des outils numériques et du Pack Office indispensable, très bonne capacité rédactionnelle.

Responsibilities

• Assurer l’assistanat de direction et piloter le bon fonctionnement du siège.
• Gérer les agendas et organiser les réunions du comité de direction et les réunions internes.
• Planifier les déplacements en France et à l’étranger (logistique et visas).
• Préparer les supports du Comité de Direction et suivre les dossiers par directeur.
• Gérer le courrier, les mails, les notes de frais et les commandes de fournitures.
• Organiser des événements internes et les visites au siège des équipes boutique.

Skills

Gestion d'agenda

Organisation

Rigueur

Discrétion

Anglais (niveau)

Education

Bac +2/3

Tools

Pack Office

Organisation d'événements

Job description

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager afin d’accompagner la Directrice Générale d’ERES, la Directrice des Opérations Produits et Supply chain ainsi que notre DRH et notre DAF.

Véritable rôle d’interface entre ces différents interlocuteurs et l’ensemble des équipes siège et boutiques, vous travaillerez main dans la main avec notre Directrice Générale pour faciliter son organisation ainsi que le bon fonctionnement d’ERES au quotidien.

Responsabilités

Dans le cadre de ce poste, vous accompagnez plusieurs directeurs tout en assurant le pilotage du bon fonctionnement du siège et la coordination des activités internes.

A ce titre, vos missions seront principalement:

Assistanat de Direction:

• La gestion proactive des agendas

• L’organisation des réunions (comité de direction, réunions CSE, conférences calls…)

• La planification des déplacements en France et à l’étranger (visas, hôtel, billets avions/trains, taxis…).

• Le support aux présentations du Comité de Direction

• Le suivi de dossiers spécifiques en lien avec chaque directeur

Office Management:

• La gestion du courrier, des mails et des notes de frais

• La gestion des commandes, approvisionnement (fournitures, consommables…) et supervision des services généraux en lien avec les équipes du 19M

• L’organisation de A à Z des évènements internes, séminaires, ERES live et accompagner la logistique des visites au siège des équipes boutique

• L’animation d’actions solidaires

• La gestion de la communication interne (transmission d’informations groupe, gestion de la circulation de l’information entre le siège et les boutiques…)

• L’accueil, l’information et l’orientation des interlocuteurs internes ou externes (physique, téléphone, mail)

De formation supérieure (Bac +2/ Bac +3), vous bénéficiez d’une première expérience significative d’au moins 3 ans sur des fonctions similairesVous faites preuve de discrétion et respectez la confidentialitéAutonomie, rigueur, organisation et réactivité sont des qualités que vous cultivez quotidiennementVous êtes reconnu pour votre capacité à gérer des activités multiples, savez prioriser en fonction des actualités/agendas des directeurs et faites preuve d’anticipation.Vous êtes capable de vous adapter aux changements et savez faire face à des situations d’urgenceVous justifiez d’une excellente maîtrise des outils numériques et notamment du Pack OfficeVotre sens de détail et de l’esthétique vous permettra de réaliser des présentations de qualité à l’image de la marqueVous êtes doté de solides capacités rédactionnelles et d’excellentes qualités relationnelles.En effet, votre intelligence relationnelle et votre maitrise de l’anglais vous permettront notamment d’interagir efficacement avec l’intégralité des services.Votre énergie, votre sens du service et votre personnalité positive vous aideront à vous intégrer rapidement dans une entreprise dynamique et en pleine évolution!