Assistant de direction/Assistante de direction

ecosystem; Courbevoie; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Job summary

ecosystem recherche un Assistant(e) de Direction pour collaborer étroitement avec la direction de l’Exploitation et la Direction Marketing & Communication. Vous assurez la coordination des activités et la gestion administrative des directions.

Vous coordonnez les agendas, organisez les déplacements, préparez les réunions et assurez le suivi des actions et du budget. Maîtrise du Français et Anglais (B2) demandée, SAP ou outil d’achats apprécié.

Qualifications

• Expérience d’au moins 5 ans en tant qu’assistant(e) de direction ou office manager.
• Maîtrise parfaite du Français à l'oral et à l’écrit.
• Anglais courant (minimum B2) à l’oral et à l’écrit.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook).

Responsibilities

• Gérer et coordonner les agendas des Directeurs et optimiser leurs priorités.
• Organiser déplacements professionnels et suivi de facturation.
• Préparer et participer aux réunions, rédiger les supports et comptes rendus.
• Gérer mails, appels, courrier et communications administratives.
• Assurer classement, archivage et confidentialité des documents.

Skills

Organisation

Rigueur

Français courant

Anglais (B2)

MS Office

Autonomie

Confidentialité

Education

Bac+2 minimum en assistanat de direction

Tools

SAP

Microsoft Office

Job description

En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous collaborez étroitement avec la direction de l'Exploitation et la Direction Marketing & Communication. Vous assurez la coordination des activités et la gestion administrative de ces directions, jouant un rôle clé dans la réussite de notre structure.

Assistance de direction et coordination des équipes :

• Gérer et coordonner les agendas des Directeurs, en veillant à l’optimisation de leurs priorités
• Organiser les déplacements professionnels des directeurs et de leurs équipes : réservations, logistique et suivi de facturation
• Préparer, organiser et participer aux réunions, comités et événements internes ou externes (ex : groupes de travail, séminaires d’équipe, assisses…)
• Préparer, rédiger les supports de réunions
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions, puis assurer le suivi des actions décidées le cas échéant
• Gérer les mails, appels téléphoniques, le courrier ainsi que les communications administratives
• Assurer le classement, l’archivage et la confidentialité des documents et informations traités
• Préparer et traiter les notes de frais
• Assurer des échanges en transversalité avec les autres directions en fonction des sujets
• Assurer la suppléance des autres assistantes de direction de l’entreprise en cas d’absence

Gestion administrative, achats et suivi budgétaire :

• Créer les demandes d’achat des directions dans SAP, sur la base des devis et contrats transmis par les équipes
• Suivre le processus de validation des demandes d’achat et réceptionner les bons de commande
• Transmettre les bons de commande aux fournisseurs et les archiver dans les dossiers concernés
• Vérifier et valider la conformité des factures, en lien avec les équipes internes et les fournisseurs
• Assurer le suivi de la facturation, des engagements et des budgets des deux directions
• Mettre à jour les tableaux Excel de suivi des commandes et des dépenses
• Organiser un reporting régulier avec les directions sur le suivi budgétaire

Profil recherché :

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d’un excellent sens du relationnel, vous savez gérer les priorités dans un environnement exigeant et dynamique. Vous faites preuve de discrétion, d’autonomie et d’un réel sens du service.

• Diplôme de niveau Bac+2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou formation équivalente.

Compétences et expérience requises :

• Expérience d’au moins 5 ans en tant qu’assistant(e) de direction ou sur une fonction similaire (ex : office manager) ;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit ;
• Niveau d’anglais courant, oral et écrit (minimum B2) ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams et Outlook) ;
• Une connaissance de SAP ou d’un outil de gestion des achats/factures constitue un atout ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à respecter les délais et à suivre les priorités ;
• Sens de l’organisation, précision et fiabilité ;
• Aptitude à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des interlocuteurs variés ;
• Sens de la confidentialité et excellente qualité de service.

Chez ecosystem, nous croyons en la diversité et l’inclusion, et nous nous engageons à offrir des opportunités équitables à tous. Cette offre d’emploi est ouverte à toutes les personnes qualifiées, y compris celles en situation de handicap.