Assistant de Direction

Femmes et Carrières EPICENE; Paris; On-site; EUR 54,000 - 66,000; Full time

Job summary

Femmes et Carrières EPICENE recherche un assistant(e) exécutif(ve) pour deux membres du Comex, basé au siège. Vous gérerez les agendas, coordonnerez les interlocuteurs internes et externes et assurerez l'accueil des visiteurs.

Vous organiserez des réunions complexes (parfois internationaux), préparerez les supports et gérerez les déplacements et notes de frais. Précision, discrétion et anglais professionnel requis pour intervenir sur le reporting et les communications du Groupe.

Qualifications

• Plusieurs années d'expérience dans un rôle d'assistant(e) de direction.
• Anglais professionnel nécessaire.
• Excellente organisation et discrétion absolue.
• Capacité à coordonner des interlocuteurs internes et externes.
• Sens du service et proactivité.

Responsibilities

• Gestion proactive des agendas du secrétariat du Comex et du DRH Groupe.
• Gestion des priorités et arbitrage des urgences.
• Accueil téléphonique et physique des visiteurs.
• Interface avec les secrétariats du Groupe, du Conseil d'administration et des directions centrales.
• Organisation et préparation de réunions internes et externes (logistique, convocations, supports).
• Rédaction et mise en forme de documents, comptes rendus et présentations PowerPoint.
• Réservation des salles, organisation de déjeuners et événements professionnels.
• Organisation des déplacements professionnels et suivi des notes de frais.
• Suivi des commandes et du budget, archivage électronique et reporting budgétaire.

Skills

Gestion d'agendas

Relations internes

Rigueur et discrétion

Anglais professionnel

Organisation et autonomie

Tools

PowerPoint

Suite Office

Job description

EPICENE RH, spécialisé dans le recrutement des Executive Assistant, PA, COS et Office Manager, recherche pour un grand groupe dans l'édition et les media, l'assistant H/F de 2 membres du Comex.

Basé(e) au siège du groupe, vous serez responsable des activités suivantes :

• gestion proactive des agendas du secrétaire général et du DRH Groupe et identification des échéances clé,
• gestion des priorités et arbitrage des sollications en fonction des urgences,
• accueil téléphonique et physique des visiteurs,
• interface privilégiée avec les secrétariats du Groupe, du Conseil d'administration, de la direction générale et des directions centrales,
• organisation et préparation de réunions internes et externes (logistique, convocations, supports), parfois complexes, impliquant potentiellement des interlocuteurs internationaux,
• relance des contributeurs et respect des dead‑lines,
• suivi des demandes adressées aux Directions concernées et facilitation de la circulation des informations entre les différentes fonctions,
• rédaction, mise en forme et actualisation de documents, comptes rendus et présentations Powerpoint. Réservation des salles de réunions, organisation de déjeuners et évènements professionnels. Organisation des déplacements professionnels et suivi des notes de frais.
• gestion autonome de dossiers spécifiques et suivi des missions confiées,
• suivi des commandes liées au fonctionnement de la direction, suivi des factures, dépenses et notes de frais et analyse des écarts par rapport au budget,
• gestion du classement et archivage éléctronique,
• contribution au reporting budgétaire.

Vous avez une dizaine d'années d'expérience professionnelle dans une structure corporate, un anglais professionnel, un excellent relationnel, une discrétion absolue et un grand sens de l'organisation et de l'autonomie.

Vous avez le savoir-faire pour garantir l'organisation optimale des activités des deux managers, faciliter la coordination des interlocuteurs internes et externes, anticiper les besoins et contribuer à la fluidité des échanges au sein du Groupe. Par votre sens du service, votre rigueur et votre capacité d'anticipation, vous jouerez un rôle essentiel dans l'efficacité opérationnelle de la Direction.

Le poste est à pourvoir pour la fin de l'année.

Rémunération annuelle brute : 60 KE, plus variable et intéressement.