Assistant de Direction H/F

Riva Acier; Neuves-Maisons; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Une entreprise du secteur industriel à Neuves-Maisons recherche un Secrétaire de direction H/F pour assurer le soutien quotidien des dirigeants. Vous serez en charge de la gestion de l’agenda, de l'organisation des réunions et de divers travaux administratifs. Le candidat idéal doit être rigoureux, avoir une expérience en secrétariat et maîtriser les outils bureautiques. Ce poste est une excellente opportunité pour une personne organisée et discrète, désireuse de contribuer au bon fonctionnement de l'équipe dirigeante.

Qualifications

• Expérience significative en secrétariat ou assistanat.
• Discrétion et respect de la confidentialité requis.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Discrétion et confidentialité.

Responsibilities

• Assurer l'assistance et le soutien quotidien des Dirigeants.
• Gérer l’agenda des Directeurs Généraux.
• Organiser les réunions de la Direction.
• Ouvrir le courrier de la société et le diffuser au sein des services.
• Rédiger et classer les courriers de la Direction.
• Approvisionner et gérer les fournitures de bureau.
• Organiser fonctionnellement le travail des chauffeurs de la société.
• Organiser les déplacements des collaborateurs (transport, transferts, hébergement, repas, véhicules).
• Gérer les assurances.
• Rédiger les requêtes fournisseurs concernant les véhicules de société ou des prestataires.
• Vérifier les notes de frais et les relevés de cartes.
• Garantir le suivi de la maintenance du parc automobile.
• Assurer l’accueil téléphonique.
• Gérer l’organisation des évènements de la Direction en lien avec le service RH.
• Assurer la vérification des documents exigibles et attribuer les badges d’accès aux entreprises extérieures en lien avec le service RH.
• Assurer la gestion administrative en lien avec le poste.

Skills

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Rigueur

Sens de l'organisation

Gestion des priorités

Bonnes capacités de communication

Esprit d'équipe

Education

Bac en secrétariat (ou équivalent)

Tools

MS Office

Suite bureautique

Job description

Pour notre site situé à Neuves-Maisons (54) nous recherchons:

Secrétaire de direction H/F

Rattaché(e) à la Responsable des Ressources Humaines du site, votre mission principale sera d’assurer l’assistance et le soutien quotidien des Dirigeants.

• Effectuer le secrétariat de la Direction Générale;
• Gérer l’agenda des Directeurs Généraux;
• Organiser les réunions de la Direction (agendas, invitations, traducteurs, eau, EPI…);
• Ouvrir le courrier de la société et le diffuser au sein des services;
• Rédiger et classer les courriers de la Direction;
• Approvisionner et gérer les fournitures de bureau;
• Organiser fonctionnellement le travail des chauffeurs de la société;
• Organiser les déplacements des collaborateurs (transport, transferts, hébergement, repas, véhicules);
• Gérer les assurances;
• Rédiger les requêtes fournisseurs concernant les véhicules de société ou des prestataires;
• Vérifier les notes de frais et les relevés de cartes;
• Garantir le suivi de la maintenance du parc automobile;
• Assurer l’accueil téléphonique;
• Gérer l’organisation des évènements de la Direction en lien avec le service RH;
• Assurer la vérification des documents exigibles et attribuer les badges d’accès aux entreprises extérieures en lien avec le service RH;
• Assurer la gestion administrative en lien avec le poste.

Profil recherché:

• Bac en secrétariat (ou équivalent) avec expérience significative;
• Expérience confirmée en secrétariat ou assistanat;
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques;
• Rigueur, sens de l’organisation et gestion des priorités;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Bonnes capacités de communication et esprit d’équipe.