Assistant de direction H/F

French Agency for Food, Environmental and Occupational Health & Safety (ANSES); Maisons-Alfort; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

ANSES recherche un Assistant de direction (H/F) en CDI, basé à Maisons-Alfort. Vous gérerez l’agenda, les tâches administratives et les interfaces avec les directions et partenaires, en assurant discrétion et réactivité.

Vous travaillerez en liaison avec la Secrétaire Générale et les équipes, pour garantir l’efficacité administrative et la fluidité des missions, tout en assurant une organisation méthodique et une communication écrite soignée.

Qualifications

• Bac +3 en gestion administrative ou assistanat de manager souhaité (expérience confirmée dans le secteur public appréciée).
• Organisation et gestion d'agendas complexes exigées.
• Rigueur, discrétion et diplomatie indispensables.

Responsabilités

• Organiser et coordonner l'agenda de la secrétaire générale et constituer les dossiers.
• Gérer le courrier et la circulation des parapheurs, en identifiant l’urgence.
• Préparer courriers, messages et présentations pour sollicitations internes et externes.
• Classer les dossiers du secrétariat général et assurer la continuité du service pendant les congés.
• Assurer la permanence téléphonique et organiser les déplacements.
• Apporter un appui à l'organisation des instances de gouvernance (conseil d'administration, comité de déontologie).

Connaissances

Organisation d'agendas

Rigueur

Discrétion

Diplomatie

Rédaction professionnelle

Relations interpersonnelles

Bureautique

Autonomie

Formation

Bac +3 en gestion administrative / assistanat de manager

Outils

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

L'Anses recrute un Assistant de direction (H/F) - CDI

Poste basé à Maisons-Alfort (94700)

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous gérez et coordonnez l’organisation de l’agenda, ainsi que la gestion administrative dans un souci d’efficacité et de réactivité sur des situations sensibles.

Véritable allié du quotidien, vous veillez à la fluidité des sollicitations, et à l’anticipation des aspects administratifs et logistiques des missions. Vous intervenez en bonne coordination avec les assistantes de la direction générale et assurez une interface avec vos interlocuteurs des directions du secrétariat générale et des autres directions métier de l’agence, ainsi que de ses partenaires.

Votre équipe

La Secrétaire Générale assure la responsabilité hiérarchique et la coordination des activités de :

• La direction des ressources humaines (DRH),
• La direction de l'administration et des finances (DAF),
• La direction technique et informatique (DTI),
• La direction des affaires juridiques (DAJ),
• La mission hygiène, sécurité, sûreté (MHSS)
• La direction de l'appui au pilotage, de la qualité et de l'audit (DAPQA).

Elle assure également le lien avec l’agence comptable.

La secrétaire générale est appuyée au quotidien par la chargée de mission appui au pilotage qui lui est directement rattachée et qui a en particulier en charge l'organisation d'instances de gouvernance externes.

Votre quotidien

Activité principale : Secrétaire générale

• Organisation de l'agenda de la secrétaire générale : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme des documents préparatoires, constituer les dossiers et s’assurer de l’ensemble des aspects logistiques avec le soutien des directions et des services concernés,
• Gestion du courrier et de la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d’urgence,
• Préparation des courriers, des messages et des présentations en réponse aux sollicitations internes et externes,
• Organisation du classement des dossiers et fichiers du secrétariat général,
• Permanence téléphonique et rappel des interlocuteurs en fonction de l’agenda de la secrétaire générale,
• Gestion des déplacements de la secrétaire générale en lien avec les interlocuteurs des différents sites (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais),
• Tenue des fichiers de contacts,
• Appui à la chargée de mission auprès de la secrétaire générale pour l'organisation des instances de gouvernance (conseil d'administration et comité de déontologie en particulier).

Activités transverses : Direction des affaires juridiques (DAJ) et Mission Hygiène, sécurité, sûreté (MHSS)

• Appui à l'organisation de réunions (réservation de salle, convocations, ...)
• Gestion du courrier et de la circulation des parapheurs,
• Gestion des déplacements

La continuité de service doit être assurée durant les périodes de congés avec la chargée de missions et les autres assistantes de direction du secrétariat général.

Votre profil

Formation et expérience requises :

• Bac + 3 en gestion administratif, assistanat de manager souhaité
• Une expérience confirmée d’assistanat de direction générale serait appréciée, en particulier dans le secteur public.

Compétences :

• Maîtrise indispensable de l'organisation et de la gestion d'agendas complexes
• Capacité d'organisation et réactivité
• Sens de l'anticipation, esprit d'initiative et réelle autonomie
• Diplomatie, rigueur et discrétion
• Capacités relationnelles et rédactionnelles avérées
• Maîtrise des outils de bureautique

L'Anses recrute, accompagne et valorise les talents dans leur diversité pour s'engager au service de la santé publique.