Assistant de direction — H/F

Voir Ensemble; Île-de-France; Sur place; EUR 40 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Voir Ensemble recherche un assistant(e) de direction pour accompagner la Direction générale dans l’organisation de ses activités. CDD de remplacement, temps plein, cadre, basé à Paris (75), du 16/11/2026 au 30/04/2027.

Vous serez en charge du secrétariat, de la préparation des documents et de la gestion administrative et logistique des réunions et déplacements, en lien étroit avec la Direction et les partenaires externes.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président
• Préparer et diffuser rapports, comptes rendus et présentations
• Organiser et classer documents physiques et numériques
• Suivi administratif : tableaux de bord, reporting et bases de données
• Gérer les habilitations bancaires des nouveaux administrateurs et trésoriers
• Gérer des dossiers administratifs (assurances, legs et assurances vie)
• Effectuer les déclarations de sinistres du siège auprès des assurances
• Organisation logistique des déplacements et des réunions
• Communication interne et externe
• Support opérationnel et gestion de projets
• Logistique et administration générale

Description du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la Direction générale dans l’organisation de ses activités.

CDD de remplacement – temps plein– Statut Cadre

Poste basé à PARIS (75) – du 16/11/2026 au 30/04/2027

Missions principales

• Gestion administrative
  • Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président
  • Préparer, mettre en forme, suivre, reproduire et diffuser tout document : rapports, comptes-rendus, courriers, présentations, rapport d’activité annuel
  • Organiser et classer les documents physiques et numériques
  • Suivi administratif : tableaux de bord, reporting, relances, mise à jour de bases de données et fichiers internes, suivi des dossiers transversaux (contrats, conventions)
  • Traiter et enregistrer le courrier entrant et sortant. Le communiquer à la Direction générale et en assurer le dispatching
  • Gérer les habilitations bancaires des nouveaux administrateurs, directeurs et trésoriers de groupe (et retraits des habilitations bancaires)
  • Gérer des dossiers administratifs (assurances, legs et assurances vie)
  • Effectuer les déclarations de sinistres du siège auprès des assurances
• Coordination des activités de la direction générale
  • Centraliser, analyser et hiérarchiser les informations entrantes et les communiquer en évaluant les urgences
  • Interface privilégiée entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes
  • Gérer les priorités, alertes, délais, échéances et engagements de la direction générale
  • Assurer la préparation logistique et documentary des rendez-vous : dossiers préparatoires, supports de présentation, notes de contexte
  • Suivre et diligenter les actions post-réunion : synthèses, comptes rendus, diffusion, relances
• Gestion et logistique des réunions et événements
  • Organiser les événements internes : séminaires, journées d’équipe, CODIR (en lien avec le Directeur national des ESMS), comités thématiques, réunions et événements des instances CA, AG et JNA
  • Assurer la gestion opérationnelle sur place : accueil, coordination des intervenants, résolution d’imprévus
  • Élaborer les ordres du jour, animer la logistique des séances, rédiger rigoureusement les comptes rendus
  • Assurer le suivi des décisions, mettre à jour les plans d’actions, relancer les responsables
  • Organiser complètement les déplacements (itinéraires, réservations, notes de frais, dossiers de voyage)
• Communication interne et externe
• Support opérationnel et gestion de projets
• Logistique et administration générale