Assistant(e) de direction H/F Pôle de chirurgie et Service d'anesthésie réanimation

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Les Hospices Civils de Lyon recherchent un(e) Assistant(e) médico-administratif(ve) pour soutenir l’organisation du pôle et l’accompagnement du directeur et de l’encadrement.

Vous gérerez les agendas, l'accueil, la prise de notes, la logistique des réunions et événements, et vous ferez preuve de discrétion, autonomie et d’excellentes compétences relationnelles.

Qualifications

• Assistant(e) médico-administratif(ve) (catégorie B) ou adjoint(e) administratif(ve) avec expérience d’assistanat de direction (catégorie C)
• Titulaire d'un diplôme d'assistanat de direction ou apparenté
• Expérience dans l’assistanat de direction souhaitée
• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé
• Capacités d'organisation, discrétion et autonomie

Responsabilités

• Organiser et gérer les agendas du directeur référent, de l'encadrement supérieur et des cadres administratifs
• Accueil physique et téléphonique
• Organisation et coordination des instances des pôles et participation à certaines instances de gouvernance
• Préparation logistique des réunions (diaporamas et supports)
• Transcription de documents
• Organisation et préparation de réunions/groupe de travail/instances du pôle
• Participation à l’organisation d’événements internes
• Gestion de dossiers et tâches supports aux collaborateurs
• Organisation, classement et archivage des dossiers et espaces communs

Connaissances

Discrétion professionnelle

Sens de l'organisation

Autonomie

Capacites relationnelles

Capacités de synthèse

Polyvalence

Maîtrise du français écrit et parlé

Formation

Diplôme d'assistanat de direction

Outils

Outils collaboratifs

Bureautique

Description du poste

- Organisation et gestion des agendas du directeur référent, de l'encadrement supérieur et des cadres administratifs

- Accueil physique et téléphonique

- Organisation et coordination des différentes instances des pôles, participation à certaines instances de gouvernance

- Préparation logistique des réunions (élaboration de diaporamas et autres supports de communication)

- Transcription de documents (correspondances, comptes-rendus, ...)

- Organisation, planification et préparation de réunions/de groupes de travail/ instances régulières du pôle : réservation de locaux, vérification et installation du matériel informatique, commande de prestations, convocations, envoi des CR, etc.

- Participation à l'organisation d’événements au sein des pôles (préparation, communication, aide logistique, ...)

- Gestion de dossiers spécifiques et diverses tâches supports aux différents collaborateurs

- Organisation, classement et archivage des dossiers et espaces communs

Profil recherché :

- Assistant(e) médico-Administrative (catégorie B) ou adjoint(e) administratif(ve) avec expérience d’assistanat de direction (catégorie c)

- Titulaire d'un diplôme d'assistanat de direction ou apparenté

- Ou détenir une expérience significative dans le domaine

Compétences recherchées :

- Maîtrise de la bureautique

- Maîtrise de l’utilisation d'outils collaboratifs et de communication

- Maitrise parfaite du français écrit et parlé

- Maîtrise des techniques de prise de notes

- Polyvalence

Savoir être attendu :

- Discrétion professionnelle

- Capacités relationnelles

- Sens de l'organisation et autonomie

- Capacités de synthèse et à gérer les priorités