Assistant de Direction H/F

Adecco (Portugal); Limoges; On-site; EUR 19,000 - 28,000; Full time

Job summary

Carsat Centre Ouest recherche une secrétaire de direction en intérim à Limoges pour soutenir les agents de direction dans leurs tâches quotidiennes.

Vous assurez le secrétariat, la gestion des plannings, l’organisation des réunions et le traitement du courrier, avec discrétion et sens du service. Vous serez en contact avec des interlocuteurs internes et externes et préparerez les convocations et les comptes rendus.

Qualifications

• Gestion d'agendas complexes et prise de rendez-vous.
• Rédaction de courriers et notes de service.
• Gestion et suivi des dossiers administratifs et archivage.

Responsibilities

• Assurer la transmission et le suivi de l'information et des activités des directions.
• Réaliser le suivi de dossiers et des échéances; signalements si nécessaire.
• Rédiger, dactylographier et classer courriers et dossiers.
• Gérer les plannings et les rendez-vous, organiser les déplacements.
• Préparer les réunions, dossiers et convocations; rédiger les comptes rendus.
• Gérer l'accueil physique et les appels; réceptionner et suivre les réponses.

Skills

Gestion d'agendas

Rédaction de courriers

Suivi des échéances

Accueil visiteurs

Discrétion

Job description

Votre mission

Nous recherchons pour notre client, la Carsat Centre Ouest, un(e) secrétaire de direction H/F pour une mission d'intérim à pourvoir dès que possible.

Missions

• Assurer le secrétariat et faciliter la réalisation des missions et activités des Agents de Direction.

Activités

• Assurer la transmission, la circulation de l'information et le suivi des activités.
• Réaliser un suivi de dossiers et des échéances, procéder aux signalements qui seraient nécessaires
• Rédiger, dactylographier et classer électroniquement et physiquement des courriers et dossiers
• Gérer les plannings et le suivi des rendez-vous, organiser les déplacements des Agents de Direction
• Préparer les réunions, les dossiers de réunions, les convocations, rédiger les comptes rendus
• Gérer les communications et l'accueil physique des visiteurs
• Réceptionner, enregistrer les courriers et effectuer un suivi des réponses apportées

Votre profil

Compétences administratives

• Gestion d'agendas complexes et prise de rendez-vous
• Organisation et coordination de réunions, comités et déplacements
• Rédaction de courriers, comptes rendus et notes de service
• Gestion et suivi des dossiers administratifs
• Classement, archivage et gestion documentaire
• Traitement du courrier et des e-mails
• Gestion des appels et accueil des interlocuteurs internes et externes
• Suivi des échéances et des actions décidées en réunion

Compétences organisationnelles

• Excellente gestion des priorités
• Sens de l'organisation et de la planification
• Respect des délais et des procédures
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Anticipation des besoins de la direction

Compétences relationnelles

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Qualités rédactionnelles et communicationnelles
• Sens du service et de l'accueil
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Esprit d'équipe et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
• Représentation professionnelle de la direction