Assistant de direction H/F

Seqens; Issy-les-Moulineaux; Sur place; EUR 32 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Seqens, acteur global du logement en Île-de-France, recherche un(e) assistant(e) de la Directrice du Patrimoine et de l’Expertise Immobilière. Vous soutenez la Directrice dans son activité quotidienne et assurez la coordination entre les services pour garantir le bon fonctionnement de la direction.

Profil: Bac+2/3 en gestion ou secrétariat avec une expérience avérée en assistanat de direction et en happiness officer.

Qualifications

• Formation / expérience: Bac+2/3 (BTS, DUT…) en gestion, secrétariat ou équivalent; expérience significative en assistanat de direction et en happiness officer.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

Responsabilités

• Gère et rationalise l’agenda de la Direction et organise les déplacements.
• Prépare les réunions et évènements internes et externes: convocations, ordres du jour, dossiers et comptes rendus.
• Assure l’accueil physique et téléphonique, oriente les personnes et les appels, prend les messages.
• Contribue au classement et à l’archivage des documents; reporting à la hiérarchie.
• Contribue à l’amélioration des outils et procédures de travail.

Connaissances

Relationnel

Organisation

Autonomie

Discrétion

Transversalité

Rigueur

Réactivité

Formation

Bac+2/3 ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

À propos de nous

Seqens est un acteur global du logement en Ile-de-France et la première Société à mission du groupe Action Logement.

Avec un parc de 108 000 logements, Seqens s’illustre par un maillage territorial fort : notre patrimoine est présent dans plus de 342 communes franciliennes.

Être Société à mission, c’est poursuivre des objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux ambitieux, inscrits dans les Statuts de l’entreprise.

Notre raison d'être : « Donner à chacun sa chance en innovant pour l’habitat ».

Mission

Rattaché(e) à la Direction Générale Adjointe des Investissements Immobiliers, vous accompagnez la Directrice du Patrimoine et de l'Expertise Immobilière dans son activité quotidienne et contribuez au bon fonctionnement de la direction. Vous jouez un rôle central dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers.

Dans ce cadre, vous intervenez sur différentes missions:

Assistanat de la Directrice du Patrimoine et de l'Expertise Immobilière et support au fonctionnement de la direction

• Vous gérez et rationalisez l’agenda de la Direction et organisez les déplacements,
• Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique,
• Vous participez aux réunions si besoin,
• Vous préparez les courriers, notes et documents,
• Vous assurez le reporting à votre hiérarchie,
• Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant,
• Vous contribuez au classement et à l'archivage des documents,
• Vous formulez toutes propositions visant à améliorer les outils et procédures de travail,
• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les personnes et les appels, prenez les messages et traitez les réponses.
• Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services, assurez l'interface avec les autres services,
• Vous contribuez activement à la cohésion de l’équipe de direction en favorisant la qualité des relations humaines et en développant des initiatives renforçant la convivialité et la collaboration (organisation d’événements internes, moments fédérateurs, etc.),
• Vous participez à l'activité du pôle des assistantes du plateau, animé par l'assistante du DGA, pour garantir l'homogénéité de fonctionnement entre les différentes directions de la DGAII.

Contribution au fonctionnement de la Direction

• Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant,
• Vous contribuez au classement et à l'archivage des documents,
• Vous formulez toutes propositions visant à améliorer les outils et procédures de travail,
• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les personnes et les appels, prenez les messages et traitez les réponses.
• Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services, assurez l'interface avec les autres services,
• Vous contribuez activement à la cohésion de l’équipe de direction en favorisant la qualité des relations humaines et en développant des initiatives renforçant la convivialité et la collaboration (organisation d’événements internes, moments fédérateurs, etc.),
• Vous participez à l'activité du pôle des assistantes du plateau, animé par l'assistante du DGA, pour garantir l'homogénéité de fonctionnement entre les différentes directions de la DGAII.

Prise en charge des dossiers spécifiques

• Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs…),
• Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations,
• Vous assurez le suivi des dépenses et du budget de la Direction

Profil

Formation / expérience: de formation Bac+2/3 (BTS, DUT…), gestion, secrétariat ou équivalent, vous justifiez d’une expérience significative dans l’assistanat de direction et en happiness officer.

Compétences / Qualités recherchées: Excellent relationnel, sens de l’organisation, autonomie et discrétion. À l’aise en transversalité, vous faites preuve de rigueur, de réactivité et maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

Référence de l'offre : 9ckrjourqa