Assistante de direction (F/H)

Fondation Apprentis d'Auteuil; Clichy; Hybride; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

RTT / congés payés supplémentaires

Télétravail partiel

Prime de cooptation

Forfait mobilité durable

Résumé du poste

Fondation Apprentis d'Auteuil recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de l'équipe des assistantes de la direction générale. Vous assurez un rôle central de soutien administratif, logistique et organisationnel pour garantir la bonne marche de l'activité et le suivi des dossiers.

À l'interface de nombreux interlocuteurs internes et externes, votre sens du service et votre maîtrise du Pack Office vous permettront de devenir un partenaire précieux des équipes.

Qualifications

• Intérêt pour la mission de la Fondation Apprentis d'Auteuil
• Dynamisme et capacité à gérer les priorités
• Sens du service et grandes compétences relationnelles
• Maîtrise du Pack Office et outils collaboratifs (Teams, OneDrive, SharePoint)

Responsabilités

• Vous contribuez au succès d'événements internes et externes grâce à votre accompagnement sur les aspects logistiques, votre appui à leur planification annuelle et à la communication aux participants
• À l'interface d'interlocuteurs internes et externes, vous facilitez la prise de rendez-vous pour la secrétaire générale et assurez la réservation de ses voyages au besoin
• Dans le contexte de l'emménagement sur un nouveau site, vous veillez à la qualité de l'environnement de travail en facilitant la transmission d'informations (mise à jour de la signalétique et autres documents de présentation) et en assurant l'approvisionnement en fournitures
• En lien avec les hôtesses d'accueil et l'équipe en charge de la vie du site, vous assurez le suivi du courrier entrant et sortant ainsi que l'organisation des démarches logistiques relatives à l'accueil des nouveaux collaborateurs
• Vous assurez la vérification et le suivi des notes de frais
• Référente achat pour le secrétariat général et la direction des ressources éducatives et de l'activité métier, vous saisissez les demandes d'achat dans le logiciel dédié et en assurez le suivi en lien avec les approbateurs.
• Référente archivage, vous assurez le lien entre les collaborateurs du siège et le prestataire d'archivage et garantissez le bon respect des procédures en la matière

Description du poste

Apprentis d'Auteuil est un acteur engagé de l'économie sociale et solidaire, œuvre d'église, qui développe des programmes d'accueil et d'accompagnement, d'éducation, de formation et d'insertion, auprès de 40 000 enfants, adolescents et 8 000 familles fragilisées, dans près de 400 établissements en France.

Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite…

Ce que nous vous propose

A ce poste au sein de l'équipe des assistantes de la direction générale, vous assurez un rôle central de soutien administratif, logistique et organisationnel pour garantir la bonne marche de l'activité et le suivi des dossiers. A l'interface de nombreux interlocuteurs internes et externes, votre bonne gestion des priorités, vos compétences relationnelles et votre sens du service vous permettent de devenir un partenaire précieux des équipes au quotidien.

Vos missions

• Vous contribuez au succès d'événements internes et externes grâce à votre accompagnement sur les aspects logistiques, votre appui à leur planification annuelle et à la communication aux participants
• A l'interface d'interlocuteurs internes et externes, vous facilitez la prise de rendez-vous pour la secrétaire générale et assurez la réservation de ses voyages au besoin
• Dans le contexte de l'emménagement sur un nouveau site, vous veillez à la qualité de l'environnement de travail en facilitant la transmission d'informations (mise à jour de la signalétique et autres documents de présentation) et en assurant l'approvisionnement en fournitures
• En lien avec les hôtesses d'accueil et l'équipe en charge de la vie du site, vous assurez le suivi du courrier entrant et sortant ainsi que l'organisation des démarches logistiques relatives à l'accueil des nouveaux collaborateurs
• Vous assurez la vérification et le suivi des notes de frais
• Référente achat pour le secrétariat général et la direction des ressources éducatives et de l'activité métier, vous saisissez les demandes d'achat dans le logiciel dédié et en assurez le suivi en lien avec les approbateurs.
• Référente archivage, vous assurez le lien entre les collaborateurs du siège et le prestataire d'archivage et garantissez le bon respect des procédures en la matière

Nos avantages

• 23 jours de RTT / congés payés supplémentaires
• Télétravail partiel jusqu'à 2 jours /semaine
• Prime de cooptation
• Forfait mobilité durable

Ce poste est vraiment fait pour vous si

• Vous avez un réel intérêt pour la mission de la Fondation
• Vous êtes reconnu.e pour votre dynamisme, votre capacité à gérer les priorités, votre sens du service et vos compétences relationnelles
• Votre esprit d'équipe, votre réactivité et votre bon sens vous permettent de faire face aux imprévus avec le sourire
• Vous êtes proactive, savez à la fois être autonome et travailler en équipe avec leadership
• Vous maitrisez très bien le Pack Office (Word, Power Point…) ainsi que les outils collaboratifs (Teams, OneDrive, Sharepoint…) et savez recourir à l'appui de l'intelligence artificielle lorsque c'est pertinent.

Vous vous sentez en phase avec nos valeurs de confiance, espérance, bienveillance.

Notre processus de recrutement

1er entretien avec le responsable RH
2ème entretien avec le manager / directeur du service