Assistant de direction H/F

Seqens AL; France; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Seqens AL à Issy-les-Moulineaux recherche une Assistante de la Directrice du Patrimoine et de l'Expertise Immobilière pour l'accompagner au quotidien et assurer le bon fonctionnement de la direction.

Vous gérez l’agenda, coordonnez les déplacements, organisez les réunions et traitez le courrier et les dossiers. Compétences relationnelles, organisation et discrétion requises.

Formation Bac+2/3 et expérience en secrétariat de direction, maîtrise d'outils bureautiques, et sens du service.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 (BTS, DUT…) en gestion, secrétariat ou équivalent.
• Expérience significative dans l’assistanat de direction et en happiness officer.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Assistanat de la Directrice du Patrimoine et de l'Expertise Immobilière et support au fonctionnement de la direction.
• Gestion et rationalisation de l’agenda, organisation des déplacements et préparations de réunions.
• Organisation d’événements internes et externes, rédaction de comptes rendus et reporting.
• Traçabilité du courrier, archivage et facilitation de la collaboration entre directions.
• Formation et onboarding des nouveaux dossiers et optimisation des outils et procédures.

Connaissances

Excellent relationnel

Organisation efficace

Autonomie et discrétion

Formation

BTS/DUT secrétariat ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Seqens est un acteur global du logement en Ile-de-France et la première Société à mission du groupe Action Logement.
Avec un parc de 108 000 logements, Seqens s’illustre par un maillage territorial fort : notre patrimoine est présent dans plus de 342 communes franciliennes.
Être Société à mission, c’est poursuivre des objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux ambitieux, inscrits dans les Statuts de l’entreprise.
Notre raison d'être : « Donner à chacun sa chance en innovant pour l’habitat ».

Les missions

Rattaché(e) à la Direction Générale Adjointe des Investissements Immobiliers, vous accompagnez la Directrice du Patrimoine et de l'Expertise Immobilière dans son activité quotidienne et contribuez au bon fonctionnement de la direction. Vous jouez un rôle central dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers.

Dans ce cadre, vous intervenez sur différentes missions:

Assistanat de la Directrice du Patrimoine et de l'Expertise Immobilière et support au fonctionnement de la direction

Vous gérez et rationalisez l’agenda de la Direction et organisez les déplacements,

Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique,

Vous participez aux réunions si besoin,

Vous préparez les courriers, notes et documents,

Vous assurez le reporting à votre hiérarchie,

Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant,

Vous contribuez au classement et à l'archivage des documents,

Vous formulez toutes propositions visant à améliorer les outils et procédures de travail,

Contribution au fonctionnement de la Direction

Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant,

Vous contribuez au classement et à l'archivage des documents,

Vous formulez toutes propositions visant à améliorer les outils et procédures de travail,

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les personnes et les appels, prenez les messages et traitez les réponses.

Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services, assurez l'interface avec les autres services

Vous contribuez activement à la cohésion de l’équipe de direction en favorisant la qualité des relations humaines et en développant des initiatives renforçant la convivialité et la collaboration (organisation d’événements internes, moments fédérateurs, etc.)

Vous participez à l'activité du pôle des assistantes du plateau, animé par l'assistante du DGA, pour garantir l'homogénéité de fonctionnement entre les différentes directions de la DGAII

Prise en charge des dossiers spécifiques

Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs…),

Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations,

Vous assurez le suivi des dépenses et du budget de la Direction

Formation / expérience: de formation Bac+2/3 (BTS, DUT…), gestion, secrétariat ou équivalent, vous justifiez d’une expérience significative dans l’assistanat de direction et en happiness officer.

Compétences / Qualités recherchées: Excellent relationnel, sens de l’organisation, autonomie et discrétion. À l’aise en transversalité, vous faites preuve de rigueur, de réactivité et maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

Infos pratiques

Issy-les-Moulineaux (92)