Assistant de direction H/F

BatiBig group; France; Hybride; EUR 25 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

FCA – Façadier Concepteur d’Avenir recherche un Assistant(e) de Direction / Administratif et Commercial pour assurer le secrétariat et le pilotage administratif et commercial des projets de rénovation énergétique.

Vous serez le point central entre la Direction, les équipes et les services comptables, gérant les devis, les factures et le reporting.

Maîtrise des outils bureautiques et expérience avec Pennylane et Batigest seront appréciées; idéalité autonome et organisé.

Qualifications

• Expérience en secrétariat administratif et commercial souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
• Bonne expression orale et écrite; sens du service client.
• Capacité à gérer plusieurs sujets et à travailler avec autonomie.
• Connaissance de Pennylane et Batigest appréciée.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat administratif et commercial: accueil, mails, courrier.
• Interface entre la Direction, les équipes commerciales et les services comptables.
• Suivi administratif des clients et chantiers, commandes et livraisons.
• Réaliser et suivre devis, bons de commande et dossiers administratifs.
• Assurer la facturation et le suivi des paiements; relance impayés.
• Suivre les factures fournisseurs et transmettre en comptabilité.
• Préparer les reportings demandés par la Direction.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Relation client

Communication

Autonomie

Gestion multi-projets

Outils

Excel

Word

Pennylane

Batigest

Outils de gestion

Description du poste

Qui sommes-nous ?

FCA – Façadier Concepteur d’Avenir accompagne depuis 1988 les particuliers dans leurs projets de rénovation et d’amélioration de l’habitat. Entreprise de proximité à dimension humaine, FCA s’est historiquement développée autour du métier de façadier avant d’élargir progressivement son savoir-faire pour proposer aujourd’hui une offre globale de rénovation thermique.

L’entreprise intervient notamment sur le ravalement de façades, l’isolation des murs, l’isolation des fenêtres, l’isolation des combles et la ventilation (VMC). FCA accompagne ses clients de la conception du projet jusqu’à la livraison des travaux, en apportant également un accompagnement sur les démarches administratives et financières liées à la rénovation énergétique.

Vos missions

En tant qu’Assistant(e) de Direction / Administratif et Commercial, vous serez un véritable point central de l’entreprise :

• Assurer le secrétariat administratif et commercial : accueil téléphonique, gestion des mails et du courrier, classement et archivage

• Assurer l’interface entre la Direction, les équipes commerciales, les conducteurs de travaux et les services comptables

• Gérer le suivi administratif des clients, commandes et chantiers, de l’enregistrement de la commande jusqu’à la réception des travaux, notamment à l’aide de Pennylane et des outils bureautiques

• Réaliser et suivre les devis standards, les cahiers de commandes et de ventes, ainsi que les dossiers administratifs associés

• Assurer la facturation clients, le suivi des règlements et la relance des impayés

• Suivre les factures fournisseurs, les bons de commande et les éléments nécessaires à leur transmission en comptabilité

• Assurer le suivi des commerciaux, prospects et indicateurs d’activité, et préparer les reportings demandés par la Direction

• Assurer le suivi des SAV et réclamations clients et coordonner les informations avec les services concernés

• Participer à l’organisation des réunions et assurer leur suivi administratif

• Gérer différents dossiers administratifs de l’entreprise : sous-traitants, qualifications, assurances, véhicules et matériel

• Garantir la bonne circulation des informations et assurer un reporting régulier auprès de la Direction

• Contribuer à l’amélioration continue des procédures et au bon fonctionnement administratif de l’entreprise

Votre profil

Vous êtes :

• Organisé, rigoureux et polyvalent

• À l’aise dans la gestion de plusieurs sujets simultanément

• Doté d’un excellent relationnel et d’une bonne expression orale et écrite

• À l’aise au téléphone et dans la relation client

• Autonome, fiable et doté d’un réel sens des responsabilités

• À l’aise avec les chiffres, la facturation et le suivi administratif

• Discret et respectueux de la confidentialité

• À l’aise avec Excel, Word et les outils de gestion

La maîtrise de Pennylane sera particulièrement appréciée. La connaissance de Batigest constitue un véritable plus.