Assistant(e) administratif(ve) H/F (H/F)

France Travail; Ploemel; Sur place; EUR 20 000 - 24 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Prime de panier

Complémentaire santé

Résumé du poste

France Travail recrute un assistant administratif pour soutenir le quotidien de l’entreprise et devenir un point de repère pour nos clients et notre équipe technique. L’activité couvre le contrôle et la requalification d’équipements sous pression, avec un lien fort avec le secteur Défense.

Vous assurerez le suivi administratif, préparerez les éléments pour les interventions et coordonnerez les échanges avec les clients et les techniciens, tout en veillant à la rigueur et à l’organisation.

Qualifications

• Expérience souhaitée en assistanat administratif.
• Diplôme dans le domaine souhaité est un plus.
• Bonne organisation et fiabilité.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Responsabilités

• Gérer le quotidien administratif: commandes, bons de commande et factures.
• Suivre les dossiers clients et préparer les éléments pour les interventions.
• Assurer l'accueil téléphonique et la rédaction de courriers.
• Constituer et transmettre les rapports aux clients et coordonner les échanges.

Connaissances

Accueillir et renseigner

Gestion administrative

Planification et coordination

Communication téléphonique et écrite

Suivi de dossiers

Maîtrise Microsoft Office

Formation

Diplôme dans le domaine administratif

Baccalauréat ou équivalent

Outils

Microsoft Office

Excel

Description du poste

Votre futur rôle :Nous recherchons notre prochain(e) assistant(e) administratif(ve) pour accompagner le quotidien de l'entreprise et devenir un véritable point de repère pour nos clients comme pour notre équipe technique.Notre métier est assez spécifique : nous intervenons auprès d'industries et de collectivités pour le contrôle et la requalification d'équipements sous pression, ainsi que pour le contrôle et la maintenance d'équipements de protection individuelle de catégorie 3. Nous travaillons également en partenariat avec le secteur de la Défense. Une expérience ou une bonne connaissance de cet environnement serait donc un véritable plus pour ce poste.Derrière chaque intervention, il y a des équipements à suivre, des échéances à anticiper, des rapports à préparer, des clients à informer et des techniciens à coordonner.Votre rôle sera justement de faire le lien entre tout ce petit monde.Et c'est ce qui rend le poste particulièrement polyvalent.Concrètement, vous serez amené(e) à :

1. Gérer le quotidien administratif

En lien étroit avec les techniciens et la direction, vous assurez le suivi administratif des dossiers :

• préparation des commandes, bons de commande et bons de livraison
• établissement et suivi des factures
• mise à jour des dossiers et documents administratifs
• préparation des éléments nécessaires aux interventions

Vous êtes un peu la personne qui s'assure que rien ne passe entre les mailles du filet.

2. Suivre les équipements et anticiper les prochaines échéances

Nous suivons de nombreux équipements pour nos clients. À partir de nos outils de suivi, vous :

• mettez à jour les contrôles réalisés
• identifiez les prochaines échéances
• préparez et planifiez les équipements à venir
• récupérez les informations manquantes auprès des différents interlocuteurs
• veillez à ce que les dossiers soient complets et à jour

C'est une mission qui demande de la rigueur, mais aussi une bonne capacité à anticiper et relancer quand c'est nécessaire.

3. Être l'un des premiers visages de l'entreprise

Vous serez régulièrement en contact avec nos clients, fournisseurs et partenaires. Au quotidien, cela signifie notamment :

• assurer l'accueil téléphonique
• répondre aux demandes ou les transmettre au bon interlocuteur
• préparer et envoyer les rapports aux clients
• rédiger des courriers et différents documents professionnels
• maintenir une communication claire et agréable avec nos interlocuteurs

Pas besoin d'avoir réponse à tout : savoir écouter, comprendre la demande et trouver le bon relais est déjà essentiel.

Aider à organiser les interventions

Vous participerez également à la planification des interventions de nos techniciens itinérants. Cela implique de jongler avec les disponibilités, les contraintes clients, les échéances et les impératifs techniques. Il faudra donc savoir prioriser, anticiper et garder son calme quand le planning bouge.

Le profil que nous recherchons

Nous ne cherchons pas forcément le parcours parfait. Nous cherchons surtout une personne fiable, organisée, impliquée et à l'aise dans les relations avec les autres. Une première expérience en assistanat administratif est souhaitée. Un diplôme dans ce domaine est un plus, mais nous serons surtout attentifs à votre façon de travailler et à votre capacité à devenir rapidement autonome.

Vous êtes à l'aise avec :

• les échanges téléphoniques et la communication écrite
• les outils bureautiques, notamment Microsoft Office
• le suivi de plusieurs dossiers en parallèle
• la gestion des priorités
• les tâches qui demandent de la rigueur et de la régularité

Et surtout : Vous êtes quelqu'un sur qui l'on peut compter. Vous aimez que les choses soient bien faites, vous n'attendez pas systématiquement qu'on vous dise quoi faire et vous savez demander de l'aide lorsque vous en avez besoin.

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1965.0 Euros sur 12 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer la confidentialité des données
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Classer des documents
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Utiliser les outils numériques
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Analyses, essais et inspections techniques