Assistant de direction H/F

Sirail-Services; Crespin; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Sirail-Services, basé en Hauts-de-France, recherche un assistant administratif polyvalent pour soutenir les divisions opérations et commercial. Vous assurez la facturation clients, le suivi documentaire (ERP, SharePoint) et la rédaction des comptes rendus des réunions internes et clients.

Vous préparez les mémoires techniques pour les offres, participez au support des appels d'offres et gérez les dotations et les commandes.

Responsabilités

• Gestion de la facturation clients en lien avec les opérations, le sales et le service commercial.
• Mise à jour et organisation des bases documentaires (ERP, SharePoint, archives).
• Rédaction et mise en forme des comptes rendus de réunions internes et hebdomadaires clients.
• Préparation et mise en page des mémoires techniques et des clauses à clause pour les offres commerciales.
• Aide au support documentaire des appels d’offres et gestion des dotations (outillage, vêtements).
• Passage des commandes de matériel et suivi jusqu’à réception.
• Consolidation des KPI et alimentation des tableaux de bord.
• Suivi des véhicules de service (planning, entretien, conformité).
• Organisation des déplacements des collaborateurs (réservations).
• Maintien des supports de communication et aide à l’analyse financière des dossiers projets.
• Recrutement des intérimaires et gestion des pointages intérimaires.

Description du poste

Rattaché au Directeur de la division services, vos missions seront les suivantes:

Administration et gestion documentaire:

• - Assure la gestion de la facturation clients en lien avec les opérations / sales et le service commercial.
• - Met à jour, optimise et organise les bases documentaires (ERP, SharePoint, archives).
• - Rédige et met en forme les comptes rendus de réunions internes et hebdomadaire clients.

Support aux opérations et projets

• - Prépare, améliore le format et met en page les mémoires techniques en appui aux offres commerciales, ainsi que le clause à clause.
• - Aide au support la partie documentaire des appels d’offres
• - Gère les dotations (outillage, vêtements de travail, …) : devis, commande, suivi, …
• - Passe les commandes de matériel validées par la Direction et en assure le suivi et la réception.
• - Consolide les indicateurs (KPI) et alimente les tableaux de bord.
• - Assurer le suivi des véhicules de service (planning d’utilisation, entretien, conformité réglementaire)
• - Organiser les déplacements collaborateurs (réservation des trajets)

Communication et support commercial

• - Maintient à jour les supports de communication (présentations, Linkedin partie opérationnelle …).
• - Supporte l’analyse financière pour les dossiers projets (aide à la consolidation, suivi coûts/délais).

RH

• - Recrutement des intérimaires en lien avec le/la Responsable RH
• - Gestion des pointages intérimaires