Assistant de Direction H/F

Start People; Bordes; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

Start People Pau propose le poste d'Assistant de direction pour SAFRAN HE à Bordes, chargé d'assister la direction et d'organiser les déplacements et visites. Le rôle implique la gestion administrative des départements, le suivi des budgets et la coordination avec la conciergerie pour les visites clients et les réunions.

Vous gérerez les déplacements nationaux et internationaux, la validation des notes de frais et la préparation de documents et présentations.

Responsibilities

• Assister la Direction de la Communication.
• Organiser les déplacements et visites.
• Assurer le bon fonctionnement des départements et leur gestion administrative.
• Gérer les déplacements en France ou à l'international (visa, agence voyage, taxis, lettres de mission, autorisations).
• Suivre les notes de frais et rédiger les notes de remboursement.
• Suivre les budgets.
• Programmer et organiser les visites clients avec la conciergerie.
• Réserver salles, taxis, pauses, brasserie, restaurant, goodies.
• Coordonner les visites usine avec les responsables.
• Mettre en place des salles de réunion lors des visites VIP.
• Assurer le fonctionnement du service et la gestion administrative.
• Préparation/numérisation de documents; création de présentations types; interface avec moyens généraux.

Skills

Organisation

Gestion administrative

Organisation déplacements

Notes de frais

Gestion budgets

Job description

Assistant de direction (H/F) Start People Pau recherche un Assistant de direction H/F pour SAFRAN HE à Bordes.

Vos missions:

• Assister la Direction de la Communication.
• Organiser les déplacements et visites.
• Assurer le bon fonctionnement des départements et leur gestion administrative.
• Assurer la gestion des déplacements en France ou à l'étranger (dont demandes de visas, organisation des déplacements en lien avec l'agence de voyage, réservation de taxis, lettre de mission, demande d'autorisation de déplacements pays à risque).
• Suivre les notes de frais (validation des dépassements de forfait, justificatifs manquants...) et la rédaction des notes internes de remboursement de dépassement de forfait téléphonique.
• Suivre les budgets.
• Programmer et organiser les visites clients en lien avec la conciergerie
• Réserver des salles, taxis, pauses, brasserie, restaurant, goodies...
• Coordonner des visites usine (accord des responsables d'atelier et du chef d'Etablissement).
• Mettre en place des salles de réunion (chevalets, sous-mains, pauses café) lors des visites VIP.
• Assurer le bon fonctionnement du service/département et la gestion administrative
• Activités classiques : préparation/numérisation de documents, création de présentations types, gestion du bon fonctionnement des équipements, interface avec les moyens généraux.