ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Université de Picardie Jules Verne; Hauts-de-France; On-site; EUR 22,000 - 29,000; Full time

Job summary

Université de Picardie Jules Verne recherche un Assistant(e) de Direction pour soutenir la DGAS dans l’organisation quotidienne et assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes. Vous prenez en charge le secrétariat, la frappe, la relecture et la mise en forme des supports écrits, et vous assurez l’accueil, le suivi des réunions et le suivi du courrier.

Vous gérez les agendas, les échéances et le soutien logistique des activités du service, participez à la gestion

Responsibilities

• Assister le Directeur Général des Services dans l’organisation quotidienne et le suivi du budget.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs.
• Rédiger des comptes rendus de réunions et suivre le courrier.
• Gérer les agendas et les échéances et assurer le soutien logistique du service.

Job description

MissionsL’Assistant(e) de Direction assiste la DGAS dans l’organisation quotidienne de son travail et assure une interface à l’interne et à l’externe. Il/Elle assure le secrétariat et contribue au bon déroulement des activités du service.

Activités essentielles

• Assister le Directeur Général des Services dans l’organisation quotidienne de son travail et notamment dans la préparation et le suivi du budget
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs
• Assurer l’interface avec l’interne et l’externe
• Traiter des dossiers ponctuels
• Rédiger des comptes rendus de réunions
• Suivre le courrier personnel et les affaires réservées
• Assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits
• Gérer le ou les agendas et contrôler les échéances
• Assurer le soutien logistique de l’activité du service (commandes courantes et commandes groupées)
• Assurer la gestion administrative de projets
• Aider à concevoir et diffuser la lettre d’information du Pôle
• Assurer l’interface entre la DRH et les Directions du Pôle et la circulation des documents RH
• Assister les Directions dans leur gestion administrative (SIP, SFI…)