Assistant de direction F/H

Universcience; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Universcience recherche un(e) assistant(e) de direction pour la Direction des moyens techniques et de la sécurité (DMTS) à Paris. Vous assurez l’assistance administrative et la coordination des activités, facilitant le quotidien de la directrice et du directeur adjoint.

Vous prenez en charge le secrétariat, le suivi RH, la préparation des documents et la communication interne/extern, tout en veillant à la qualité des procédures et au respect des échéances.

Qualifications

• Bac +2/3 en assistanat de direction ou équivalent.

Responsabilités

• Secrétariat : accueil, filtrage des appels, transmission des messages; prise de rendez-vous; rédaction et mise en forme des courriers; planification et suivi des réunions, préparation et diffusion des comptes rendus.

Connaissances

Organisation

Rédaction

Relationnel

Autonomie

Proactivité

Gestion des priorités

Discrétion

Confidentialité

Travail en équipe

Formation

Bac +2/3 assistanat de direction

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

SharePoint

Description du poste

La direction des moyens techniques et de la sécurité assure trois missions principales au service de l'accueil des visiteurs : maintenir le patrimoine immobilier (maintenance technique et bâtimentaire) et des expositions (menuiserie, mécanique et chaudronnerie, multimédia), valoriser le patrimoine immobilier et apporter des services aux utilisateur∙rice∙s (logistique, entretien des espaces, espaces verts, tri et valorisation des déchets…). Elle est également garante du cadre sécuritaire de l'établissement (sécurité incendie, sûreté et prévention HSE) et exerce ses missions dans un souci de management de la qualité.

Au sein de la Direction des moyens techniques et de la sécurité, vous assistez la Directrice et le Directeur adjoint dans la gestion quotidienne de la direction et contribuez à fluidifier son organisation. Vous prenez en charge l'ensemble des missions administratives et de coordination nécessaires au bon fonctionnement de la direction. Organisation, secrétariat, suivi RH et valorisation des projets : vous facilitez le quotidien de la direction tout en contribuant à donner de la visibilité aux projets et actions menés par les équipes.

À ce titre, vos principales missions sont :

Secrétariat :

• accueil, filtrage des appels, transmission des messages ;
• prise de rendez-vous, gestion des agendas de la directrice et du directeur adjoint ;
• rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
• planifier, organiser et suivre les réunions : ordres du jour, préparation de documents de synthèse pour les prises de décision, diffusion des supports de réunion, gestion, organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions ;

Gestion administrative :

• assurer le suivi RH de la direction : effectifs, mouvements, demandes de remplacement, suivi des arbitrages, formations, présences, planification, … ;
• assurer le suivi des échéances et alerter sur les actions à réaliser ;
• administrer la base de données des contacts externe et annuaire ;
• assurer le suivi logistique et informatique : matériels, badges d'accès, logiciels, commandes, fournitures, abonnements) ;
• gérer l'archivage et le classement de l'ensemble des documents de travail de la direction ;
• préparer les informations et documents pour l'établissement du bilan annuel de la direction ;

Communication :

• identifier les opérations conduites par la direction susceptibles d'être valorisés et recueillir les informations auprès des différents départements et services ;
• coordonner toutes les communications internes et externes : rédiger des contenus et gérer la diffusion.

Bac +2/3 en assistanat de direction ou équivalent.

Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans le secteur BTP / immobilier

• Bonne connaissance ou intérêt pour les missions de la DMTS.
• Excellentes qualités rédactionnelles et aisance à l'oral.
• Connaissance des procédures administratives en établissement public.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Expérience avec les outils collaboratifs (Teams, SharePoint).
• Proactivité, organisation, rigueur, autonomie et gestion des priorités.
• Diplomatie, sens du service, excellent relationnel et capacité à travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs.
• Réactivité, adaptabilité, et capacité à appréhender des sujets variés.
• Discrétion, confidentialité et devoir de réserve.
• Curiosité intellectuelle.

Vous avez le sens de l'organisation, un excellent relationnel et aimez être au cœur de l'action ? Rejoignez notre équipe en tant qu'assistant·e de direction et contribuez au bon fonctionnement de la direction en assurant une coordination efficace et un appui administratif de qualité.