Assistant.e de Direction

Communauté de communes pays d'Évian - vallée d'Abondance; Publier; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle labellisée

Contrat de prévoyance

Tickets restaurant

Télétravail 1 jour/semaine

Amicale du personnel

Résumé du poste

La Communauté de communes pays d'Évian - vallée d'Abondance recrute un agent administratif polyvalent sous l’autorité de la Directrice Générale des Services.

Poste à 37h30 sur 5 jours avec présence obligatoire de 9h00 à 11h30 et de 14h00 à 17h00. Rémunération statutaire + régime indemnitaire + indemnité de résidence, avec télétravail une journée par semaine.

Qualifications

• Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques (EPCI) et du cadre administratif.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction de documents.
• Expérience en management d’une équipe administrative souhaitable.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du DG et planifier réunions et déplacements.
• Préparer dossiers, rédiger comptes rendus et correspondances.
• Organiser la logistique des réunions et événements internes/externes.
• Assurer le suivi des projets et le reporting pour la direction.
• Gérer le budget annuel et assurer un relais avec les élus et communes.

Connaissances

Fonctionnement institutions publiques

Secrétariat et administratif

Management d’équipe

Rigueur et discrétion

Réactivité et diplomatie

Description du poste

Temps de travail : Poste à 37h30 sur 5 jours avec jours ARTT – du lundi au vendredi – avec plages de présence obligatoire de 9h00 à 11h30 et de 14h00 à 17h00

Salaire: Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Indemnité de résidence

Action sociale: Participation de la collectivité à hauteur de 20 € / mois à une mutuelle labellisée et 20 € / mois à un contrat de prévoyance + participation de la collectivité aux tickets restaurant journaliers + télétravail une journée par semaine + Amicale du personnel.

Sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous avez les missions suivantes:

• Assister la Direction Générale des Services dans les domaines administratifs et organisationnels:
  • Gestion de l’agenda et organisation: Planification des réunions, rendez-vous, déplacements professionnels en anticipant les priorités et conflits d’agenda
  • Support administratif et suivi: préparer et contrôler les dossiers, rédiger des comptes rendus, présentations et correspondances, organiser l’archivage et la documentation professionnelle de la direction générale
  • Organisation de la logistique des réunions et événements internes ou externes: s’assurer de la disponibilité des intervenants, préparer la salle matériellement (salles de réunions à réserver, disposition de la salle à préparer, logistique générale)
  • Coordination et reporting: assurer le suivi des projets, tableaux de bord, indicateurs et reporting pour la direction générale
  • Assister dans les domaines administratifs le DGARII et soutenir ponctuellement les autres directions rattachées à la DGS hors DGATI selon les besoins
  • Assurer le relais de la DGS auprès des élus et des communes
  • Gérer et suivre le budget annuel de la direction générale
• Garantir un accueil de qualité et un fonctionnement quotidien:
  • Organiser l’activité quotidienne, gérer les plannings et les absences
  • Manager et fédérer l’équipe au quotidien.
  • Effectuer des remplacements ponctuels à l’accueil en cas d’impératifs.
  • Piloter la diffusion du courrier entrant et sortant et garantir un fonctionnement optimal auprès des services internes.
• En suppléance de la personne en charge des instances, préparation et suivi des instances communautaires, notamment la rédaction de procès-verbal des séances et rédaction des délibérations pour transmission au contrôle de légalité.

PROFIL RECHERCHE – COMPETENCES – SAVOIR FAIRE REQUIS

• Maîtrise du fonctionnement des institutions politiques (EPCI)
• Maitrise des techniques de secrétariat
• Maitrise des principes rédactionnels du compte-rendu
• Expérience de management d’une équipe administrative sera un plus
• Connaissance du contexte et enjeux de la collectivité
• Utilisation des logiciels de bureautique
• Bonne capacité relationnelle
• Réactivité, adaptabilité et diplomatie dans un environnement transversal
• Rigueur
• Discrétion
• Gestion des urgences