Assistant administratif (H/F)

INTERREGIONALE POLYGONE SOCIETE ANONYME; Aurillac; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Épargne salariale

Chèques vacances

Réduction sur prestations

Résumé du poste

INTERREGIONALE POLYGONE SOCIETE ANONYME, située à Aurillac, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les services Patrimoine et Ressources Humaines. Le candidat idéal doit avoir un Bac +2 et une expérience d'au moins 5 ans en assistanat de direction.

Ce poste implique la gestion administrative de divers dossiers, la rédaction de contrats, ainsi qu'un suivi rigoureux des opérations budgétaires. Un cadre de travail agréable et une politique de rémunération attractive sur 13 mois sont offerts.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction.
• Compétences solides en gestion administrative et organisationnelle.
• Passion pour le secteur immobilier et de la construction.

Responsabilités

• Gestion administrative du service Patrimoine et Ressources Humaines.
• Suivi budgétaire des travaux et des contrats.
• Rédaction des contrats de travail et des avenants des collaborateurs.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Rigueur

Formation

Bac +2 en assistanat de direction

Description du poste

35H/semaine
Travail en journée
Jamais Zone départementale

Finalité de la fonction et missions

Sous la responsabilité du responsable du service, vous assurez la gestion administrative et intervenez en véritable support des services Patrimoine et Ressources Humaines.

Votre mission sera répartie à parts égales entre le service Patrimoine et le service Ressources Humaines.

Patrimoine

• Assurer le suivi administratif et budgétaire des travaux, des contrats et marchés à bon de commande (factures, avoirs, .)
• Réaliser le secrétariat et les travaux administratifs du service (gestion des agendas, comptes-rendus, réponse aux demandes d'information / courriers, .)
• Gérer le suivi administratif des sinistres (courrier de déclaration, centralisation et transmission des pièces administratives, suivi de l'avancement)
• Effectuer le montage administratif des dossiers de travaux (gros entretiens / grosses réparations et des dossiers spécifiques en appui à l'équipe) :
• Participer au montage des dossiers de gros entretiens et des dossiers spécifiques sur l'aspect administratif (rédaction et envoi des bons de commande.)
• Assurer le suivi budgétaire des opérations (engagements, facturation, suivi comptable)
• Suivre les opérations sur l'aspect juridique (montage des dossiers de dommage-ouvrage, suivi des sous-traitants, .)
• Mettre à jour des données patrimoniales dans l'outil BIM (outil de modélisation du patrimoine) : mise à jour des travaux réalisés et transmission à notre sous-traitant
• Assurer le suivi des diagnostics règlementaires (mise à jour des bases de données)
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité

Ressources Humaines

• Rédiger les contrats de travail et les avenants des collaborateurs, à partir de nos trames juridiques, sous la supervision de la DRH
• Créer et mettre à jour le dossier administratif des collaborateurs
• Mettre en forme les offres d'emploi et diffusion
• Assurer la gestion administrative de la formation : demande de devis, mise en signature et transmission des conventions de formation, réservation des salles, convocations des collaborateurs, suivi de la facturation, classement des attestations de formation.)
• Planifier et organiser les rendez-vous du service
• Assurer le secrétariat du service et la gestion administrative
• Diffuser les notes de service
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité

Profil requis pour le poste

Idéalement de formation Bac +2 en assistanat de direction, vous avez démontré dans vos expériences antérieures de solides capacités d'organisation, de la rigueur et un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité. Une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction d'assistant(e) de direction ou d'assistant(e) polyvalent(e) dans une petite entreprise est indispensable.

Vous êtes passionné(e) par le secteur de l'immobilier et de la construction ? On vous décrit comme une personne consciencieuse, discrète, autonome et organisée ? Alors n'hésitez plus, transmettez votre CV !

Rémunération et conditions de travail

Rejoignez notre aventure polygonienne !

Vous bénéficierez d'une politique de rémunération attractive sur 13 mois, de l'épargne salariale et des avantages de notre CSE (chèques vacances, réduction sur différentes prestations ou produits.)

Nous vous proposons une amplitude de travail du lundi au vendredi, un cadre de travail agréable et une ambiance conviviale où l'entraide et le partage sont au cœur de nos valeurs.