ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)

La Sécurité Sociale; Albi; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Allocation vacances

Gratification annuelle

Mutuelle d'entreprise

Tickets-restaurant

Transports pris en charge

Forfait mobilité durable

Site accessible en transport

Résumé du poste

CPAM du Tarn recrute un(e) assistant(e) de direction pour soutenir le secrétariat de direction et l’équipe élargie. Vous serez l’appui sur l’assistance de la Directrice adjointe et de la Directrice Accès aux droits et prestations, garantissant l’organisation et le suivi des activités quotidiennes.

Vous assurez la gestion des interlocuteurs, la rédaction de documents et la préparation des réunions, tout en respectant les règles PSSI et les procédures internes.

Qualifications

• BAC +2 type BTS Assistant de manager ou équivalent.
• Expérience probante en assistanat souhaitée.

Responsabilités

• Gestion des relations internes et externes des agents de Direction et du président du Conseil.
• Rédaction et mise en forme de courriers, mails, documents, comptes rendus de réunions.
• Organisation d'évènements et de instances avec les agents de Direction et le président du Conseil, y compris logistique et frais.
• Suivi des échéances et parapheurs.
• Gestion des commandes du service et des agents de direction.
• Gestion de la documentation interne.
• Relais des assistantes sur leur périmètre d'activité en cas d'absence.
• Appui à la directrice adjointe de la DADP et à la direction Accès aux droits et prestations.

Connaissances

Discrétion

Confidentialité

Bureautique

Rédaction

Gestion d'agenda

Esprit d'équipe

Autonomie

Rigueur

Relationnel

Formation

BAC +2 BTS Assistant de manager

Outils

MS Office

Description du poste

Rejoignez une équipe à taille humaine d'assistantes dynamiques et engagées dans le bon fonctionnement du secrétariat de direction de la CPAM du Tarn.

Vous contribuerez, dans une dynamique collaborative, aux missions et activités quotidiennes d'un secrétariat au service d'une direction composée de la Directrice de la CPAM du Tarn, son adjointe et Directrice de la direction Accès aux droits et aux prestations, la Directrice Comptable et financière, les Sous-directrices Ressources et Santé, la Directrice Médicale et Médecin conseil chef.

Au même titre que les autres assistantes, vous serez missionné(e) sur l'assistance du Conseil de la CPAM du Tarn.
Dans le cadre de votre poste, vous serez également l'assistant(e) directe de la Directrice adjointe et Directrice Accès aux droits et aux prestations.

Missions / Activités du poste

Vos principales missions au sein d'une équipe de 4 personnes seront :

• Gestion des relations internes et externes des agents de Direction et du président du Conseil : réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques, prises de rendez-vous, gestion des agendas
• Rédaction et mise en forme de courriers, mails, documents, comptes rendus de réunions, procès-verbaux…
• Organisation d'évènements et instances avec les agents de Direction et le président du Conseil, pouvant aller de la recherche du lieu jusqu'à la gestion du compte rendu, en passant par la planification, la logistique (déplacement, déjeuner, installation le jour J…), la préparation des dossiers, la prise de note et la gestion des frais engagés
• Suivi des échéances et parapheurs
• Gestion des commandes du service et des agents de direction
• Gestion de la documentation interne
• Relais des assistantes sur leur périmètre d'activité en cas d'absence

En tant qu'assistant(e) directe de la directrice adjointe de la DADP, vous serez un véritable appui au bon fonctionnement de cette direction.

À ce titre, vous serez le point d'entrée privilégié de ses demandes et de son encadrement direct, dans ce cadre, vos principales missions seront :

• Organiser et sécuriser l'agenda de la directrice adjointe
• Assurer un rôle d'interface et de premier contact
• Préparer et suivre l'activité de la DADP : constituer et mettre à disposition les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous, veiller au respect des échéances et alerter en cas de difficulté
• Assurer le suivi opérationnel : garantir la traçabilité et le suivi des actions et décisions prises lors des réunions, et contribuer à la préparation des réunions institutionnelles et des rencontres avec les partenaires
• Assurer les activités administratives de la DADP

Dans le cadre de toutes ces activités, vous devrez veiller au respect des mesures prises dans le cadre de la Politique de Sécurité du Système d'Information (PSSI) de la CPAM du Tarn.

Formation

Vous possédez un BAC +2 de type BTS Assistant de manager (ou équivalent) et/ou une expérience probante en assistanat.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Contrat de 39h par semaine

Lieu : Siège de la CPAM du Tarn (Albi)

Rémunération mensuelle brute : 2008.88€

Vos avantages

• Une allocation vacances, égale à un demi-mois de salaire, versée au mois de mai et septembre selon les conditions posées par la Convention Collective,
• Une gratification annuelle égale au salaire normal du mois de novembre qui est attribuée au prorata du temps de présence au cours de l'année civile,
• Une prime d'intéressement versée au prorata du temps de présence de l'année civile N-1 et selon les résultats de l'organisme,
• Une mutuelle d'entreprise,
• Des tickets-restaurant d'une valeur faciale de 11,52€ (pris en charge à 60% par l'employeur),
• Une prise en charge de 50 % des frais d'abonnement aux réseaux de transport en commun,
• Forfait mobilités durables,
• Un CSE avec des œuvres sociales avantageuses (sport, loisirs…).
• Un parking et un local à vélo à disposition,
• Un site accessible en transport en commun (Bus).

Dans le cadre de sa politique de diversité, la CPAM du Tarn ouvre ses offres d'emploi à toutes les candidatures.

Compte tenu de la spécificité du poste, une épreuve écrite incluant des tests bureautiques ( soit le jeudi 22 octobre matin, soit le jeudi 29 octobre matin) et des entretiens de sélection seront organisés le jeudi 5 novembre.

• Vous faites preuve de discrétion, et avez le sens de la confidentialité et du service,
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et digitaux,
• Vous avez une maitrise avérée des techniques de communication écrite : qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
• Vous avez la capacité à anticiper et à prendre des initiatives,
• Doté.e d'un bon esprit d'équipe, vous êtes reconnu.e pour votre sens du relationnel et êtes capable de travailler dans une dynamique d'équipe collaborative,
• Autonome, vous faites preuve de rigueur dans la réalisation de vos missions et savez organiser et prioriser vos activités,
• Vous avez une bonne connaissance de l'organisation, des enjeux, des projets et de la culture de la CPAM du Tarn,
• Vous possédez un BAC +2 de type BTS Assistant de manager (ou équivalent) et/ou une expérience probante en assistanat.