Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Annecy; Lavaurette; Hybride; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Annecy recherche une Assistante/Assistant de direction pour assurer le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne et organiser les activités quotidiennes.

Vous assurerez la réception, la gestion des appels, la tenue des agendas, la rédaction de courriers et comptes rendus, ainsi que la coordination entre les services et les directions régionales.

Qualifications

• Candidature accompagnée d’un CV et d’une lettre de motivation.
• Dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour agents UCANSS.
• Savoir-faire en secrétariat et gestion administrative.

Responsabilités

• Gérer le standard et les appels au secrétariat.
• Gérer l’accueil et l’accueil téléphonique du secrétariat de direction.
• Conduire l’agenda du Directeur et organiser réunions et déplacements.
• Constituer des fonds de dossiers pour les réunions.
• Assurer la circulation de l’information entre services et la Délégation.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Rigueur

Réactivité

Travail en équipe

Formation

Catégorie B

Description du poste

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Description du poste

Métier

Accueil - Assistante / assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Nature de l'emploi

Statut du poste

Description de la mission

L’assistant(e) participe à l’organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne.

Il/elle est chargé(e) de:

• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation,
• Assurer l’accueil physique au rez-de-chaussée (visiophone) et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation
• Assurer le suivi de l’agenda du Directeur, l’organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements,
• Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions,
• Gérer la BAL fonctionnelle «Direction» et les BAL fonctionnelles «Gestion Alertes» et «Astreintes»
• Assurer la circulation de l’information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu’avec la Direction Générale et les Directions Régionales,
• Réaliser la revue de Presse quotidienne,
• Gérer le planning des comités de direction
• Assurer le secrétariat du CODIR: transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus,
• Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d’astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation
• Suivi des prévisions de congés de l’ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires
• Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d’activité),
• Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur (EAE des agents, EAE des directeurs d’établissements (DH et D3S), campagnes de promotions annuelles…),
• Rédiger des courriers et des comptes rendus,
• Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG, et les saisines émanant de la préfecture,
• Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs
• Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d’absencede l’assistant(e) : gestion des grèves, réservation de salles de réunion
• Assurer les fonctions de correspondant RH, d’Assistante de Prévention en délégation départementale (par lettres de missions), et «déontologie»
• Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional (en cas d’incidents, installation nouvelles arrivées, départs, demandes de matériels, mise à jour mensuelle des ordinateurs de prêt de la délégation)
• Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé: archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile de la délégation,
• Organisation (planification, réunions, et logistique) de la Causerie 82: temps de convivialité à destination des agents de la délégation

Savoir:

• Organisation et politiques de santé, PRS, organisation ARS Occitanie

Savoir-Faire:

• Qualité rédactionnelle et d’expression orale
• Qualité de méthode et d’organisation du travail
• Respecter les échéances et les plannings

Savoir-être:

• Qualité relationnelle
• Discrétion et loyauté
• Réactivité
• Disponibilité
• Sens du travail en équipe
• Capacité d’adaptation
• Rigueur

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Tarn et Garonne (82)

Critères candidat

SA: Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B)

Niveau

Niveau 4

Dossier de candidatures obligatoires: CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS