Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS); Lavaurette; Hybride; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

ARS Occitanie recrute un(e) Assistant(e) de direction pour la délégation du Tarn-et-Garonne. Vous participerez à l’organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assurerez le secrétariat du Directeur Départemental.

Vous gérerez l’accueil, le standard, l’agenda, la tenue des dossiers et la circulation de l’information entre services et directions régionales, avec rigueur, discrétion et sens du travail en équipe.

Qualifications

• Organisation et politiques de santé
• PRS
• Organisation ARS Occitanie
• Qualité rédactionnelle et d’expression orale
• Qualité de méthode et d’organisation du travail
• Respecter les échéances et les plannings
• Qualité relationnelle
• Discrétion et loyauté
• Réactivité
• Disponibilité
• Sens du travail en équipe
• Capacité d’adaptation
• Rigueur

Responsabilités

• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation
• Assurer l’accueil physique au rez-de-chaussée et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation
• Assurer le suivi de l’agenda du Directeur, l’organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements
• Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions
• Gérer la BAL fonctionnelle «Direction» et les BAL fonctionnelles «Gestion Alertes» et «Astreintes»
• Assurer la circulation de l’information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu’avec la Direction Générale et les Directions Régionales
• Réaliser la revue de Presse quotidienne
• Gérer le planning des comités de direction
• Assurer le secrétariat du CODIR: transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus
• Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d’astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation
• Suivi des prévisions de congés de l’ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires
• Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d’activité)
• Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur
• Rédiger des courriers et des comptes rendus
• Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG
• Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs
• Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d’absence de l’assistant(e)
• Assurer les fonctions de correspondant RH, d’Assistante de Prévention en délégation départementale
• Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional
• Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé: archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile
• Organisation de la Causerie 82: temps de convivialité à destination des agents de la délégation

Connaissances

Organisation

Politiques de santé

PRS

Rédaction

Expression orale

Méthodologie

Gestion des échéances

Relationnelle

Discrétion

Loyauté

Réactivité

Disponibilité

Travail en équipe

Adaptation

Rigueur

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Description du poste

Métier

Accueil - Assistante / assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Description de la mission

L’assistant(e) participe à l’organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne.

Il/elle est chargé(e) de:

- Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation,

- Assurer l’accueil physique au rez-de-chaussée (visiophone) et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation

- Assurer le suivi de l’agenda du Directeur, l’organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements,

- Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions,

- Gérer la BAL fonctionnelle «Direction» et les BAL fonctionnelles «Gestion Alertes» et «Astreintes»

- Assurer la circulation de l’information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu’avec la Direction Générale et les Directions Régionales,

- Réaliser la revue de Presse quotidienne,

- Gérer le planning des comités de direction

- Assurer le secrétariat du CODIR: transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus,

- Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d’astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation

- Suivi des prévisions de congés de l’ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires

- Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d’activité),

- Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur (EAE des agents, EAE des directeurs d’établissements (DH et D3S), campagnes de promotions annuelles…),

- Rédiger des courriers et des comptes rendus,

- Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG, et les saisines émanant de la préfecture,

- Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs

- Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d’absencede l’assistant(e) : gestion des grèves, réservation de salles de réunion

- Assurer les fonctions de correspondant RH, d’Assistante de Prévention en délégation départementale (par lettres de missions), et «déontologie»

- Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional (en cas d’incidents, installation nouvelles arrivées, départs, demandes de matériels, mise à jour mensuelle des ordinateurs de prêt de la délégation)

- Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé: archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile de la délégation,

- Organisation (planification, réunions, et logistique) de la Causerie 82: temps de convivialité à destination des agents de la délégation

Savoir:

Organisation et politiques de santé, PRS, organisation ARS Occitanie

Savoir-Faire:

Qualité rédactionnelle et d’expression orale

Qualité de méthode et d’organisation du travail

Respecter les échéances et les plannings

Savoir-être:

Qualité relationnelle

Discrétion et loyauté

Réactivité

Disponibilité

Sens du travail en équipe

Capacité d’adaptation

Rigueur

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Tarn et Garonne (82)

Critères candidat

SA: Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B)

Niveau

Niveau 4