Gestionnaire (H/F)

Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Toulouse; Albi; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Toulouse recrute un adjoint administratif pour intégrer le siège du SPIP à Albi. Vous assurerez le secrétariat de direction, la gestion des dossiers RH des agents et contribuerez à l’intégration au pôle logistique et budgétaire.

Le poste est en résidence administrative au SPIP du Tarn et nécessite autonomie, rigueur et discrétion; vous travaillerez en équipe avec les services administratifs et techniques.

Qualifications

• Connaissances en gestion administrative et RH.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applicatifs informatiques.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Réception des commandes.
• Saisie des demandes d’achat dans Chorus formulaires.
• Suivi et enregistrement des services faits.
• Traitement des tableaux d’OAP.
• Gestion du parc automobile.
• Secrétariat de direction: mise en page des documents, transmission, diffusion, archivage, réservation des salles.

Connaissances

Gestion financière

Bureautique

Applications informatiques

Mesures suivies

Déontologie

Outils

Chorus formulaires

Description du poste

Ressources humaines

• Mission de conseil et d’information auprès des agents sur les actes de gestion de leur carrière.
• Saisie sur Harmonie des actes relatifs aux différents positions administratives (congés, arrêts de travail, formations, stages, CLM, CLD, congés parental) .
• Enregistrement des absences (congés annuels, CET, autorisations d’absence…) sur ORIGINE.
• Contrôle de la saisie des informations individuelles sur Harmonie et Origine.
• Veille réglementaire
• Suivi du contentieux des personnels: Informer les agents des formes et des voies de recours.
• Gestion des dossiers administratifs des nouveaux personnels affectés (PV d’installation, constitution, prise en charge…) .
• Préparation des dossiers de recrutement des agents contractuels, des apprentis et des stagiaires,
• Préparation avec sa hiérarchie du suivi des campagnes d’évaluation, d’avancement et de mobilité et information des personnels.
• Suivi des possibilités de promotion (Liste d’aptitude, tableau d’avancement, concours internes, des personnels) .
• Mise en œuvre des différentes possibilités de cessation ou de prolongation d’activité: retraite (informer, renseigner, monter les dossiers) .
• Promotion de la formation continue: diffusion des formations aux agents, transmission des candidatures aux directeurs responsables pour visa.
• Saisie du comité médical et de la commission de réforme.
• Suivi des dossiers d’accidents de travail et de service.
• Transmission des factures d’accidents de travail et d’honoraires des médecins (expertises) pour paiement.
• Gestion des dossiers de demande de protection statutaire.
• Participation à l’organisation des élections professionnelles
• Participation aux CSA et réalisation des comptes rendus.
• Commande des cartes professionnelles.
• Information du personnel sur les prestations d’action sociale (colonies, centres aérés, …) .
• Gestion des frais de déplacement (réalisation des ordres de mission, validation des frais, …) .
• Traitement des dossiers de frais de changement de résidence pour mise en paiement.
• Participation aux réunions organisées par la DISP.
• Travail en collaboration avec le gestionnaire administratif / paye de la DISP.

Intégration au pôle logistique et budgétaire

L’adjoint administratif vient en appui du responsable administratif et financier et le remplace lors de ses absences. A ce titre, il effectue notamment les tâches suivantes:

• Réception des commandes
• Saisie des demandes d’achat dans Chorus formulaires.
• Suivi et enregistrement des services faits.
• Traitement des tableaux d’OAP
• Gestion du parc automobile

Connaissances:

• Gestion financière
• Bureautique
• Utiliser les applicatifs informatiques
• Connaissance des mesures suivies
• Code de déontologie

Capacités à travailler en équipe

Capacités d’adaptation

Savoir être:

• Autonomie, sens de l’anticipation, de L’initiative
• Discrétion, respect de la confidentialité

Savoir-faire:

• Rigueur
• Organisation, esprit d’initiative

Présentation de Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Toulouse

ATTENTION: le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n) 66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels en CDD.

Le SPIP du Tarn a une compétence départementale.

Le poste d’adjoint administratif est en résidence administrative au siège du SPIP à Albi.

L’adjoint administratif est chargé des tâches administratives au sein du siège du SPIP.

Le poste d’adjoint administratif du SPIP est un appui de la direction mais aussi de l’ensemble des équipes

au travers des missions suivantes exercées sur le service:

• Secrétariat de direction
• Gestion des dossiers RH des agents
• Intégration au pôle logistique et budgétaire

Secrétariat de direction

• Mise en page des documents administratifs, transmission aux services compétents.
• Diffusion et affichage de l’information.
• Classement et archivage des dossiers.
• Réservation des salles de réunion.