Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS); Occitanie; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

ARS Occitanie recherche un(e) assistant(e) de direction à Montauban pour assurer le secrétariat du Directeur Départemental de Tarn-et-Garonne et soutenir l’organisation des politiques territoriales.

Vous gèrerez l’accueil téléphonique et physique, l’agenda du Directeur, les comptes rendus et les publications; vous contribuerez au suivi des réunions, des déplacements et des dossiers administratifs.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bonne rédaction et expression orale.
• Organisation et gestion des priorités et plannings.

Responsabilités

• Réception et gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation.
• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction.
• Gestion de l’agenda du Directeur et organisation de ses déplacements.
• Constitution de dossiers et préparation des réunions.
• Réalisation de la revue de presse quotidienne.
• Réalisation des comptes rendus du CODIR et transmission des documents de travail.
• Suivi des congés et des tableaux de bord des activités.

Connaissances

Organisation

Communication écrite

Discrétion

Réactivité

Travail en équipe

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Description du poste

L’assistant(e) participe à l’organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne.

Métier

Accueil - Assistante / assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Nature de l'emploi

TITULAIRE FONCTION PUBLIQUE / UCANSS

Statut du poste

Vacant

Versant

FPE

Description de la mission

L’assistant(e) participe à l’organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne.

Il/elle Est Chargé(e) De

• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation,
• Assurer l’accueil physique au rez-de-chaussée (visiophone) et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation
• Assurer le suivi de l’agenda du Directeur, l’organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements,
• Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions,
• Gérer la BAL fonctionnelle « Direction » et les BAL fonctionnelles « Gestion Alertes » et « Astreintes »
• Assurer la circulation de l’information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu’avec la Direction Générale et les Directions Régionales,
• Réaliser la revue de Presse quotidienne,
• Gérer le planning des comités de direction
• Assurer le secrétariat du CODIR : transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus,
• Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d’astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation
• Suivi des prévisions de congés de l’ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires
• Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d’activité),
• Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur (EAE des agents, EAE des directeurs d’établissements (DH et D3S), campagnes de promotions annuelles…),
• Rédiger des courriers et des comptes rendus,
• Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG, et les saisines émanant de la préfecture,
• Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs
• Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d’absence de l’assistant(e) : gestion des grèves, réservation de salles de réunion
• Assurer les fonctions de correspondant RH, d’Assistante de Prévention en délégation départementale (par lettres de missions), et « déontologie »
• Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional (en cas d’incidents, installation nouvelles arrivées, départs, demandes de matériels, mise à jour mensuelle des ordinateurs de prêt de la délégation)
• Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé : archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile de la délégation,
• Organisation (planification, réunions, et logistique) de la Causerie 82 : temps de convivialité à destination des agents de la délégation

Profil

Savoir

Organisation et politiques de santé, PRS, organisation ARS Occitanie

Outils bureautiques : word, excel, power point, outlook

Savoir-Faire

Qualité rédactionnelle et d’expression orale

Reporting

Qualité de méthode et d’organisation du travail

Respecter les échéances et les plannings

Savoir-être

• Qualité relationnelle
• Discrétion et loyauté
• Réactivité
• Disponibilité
• Sens du travail en équipe
• Capacité d’adaptation
• Rigueur

Catégorie

B

Temps plein

Oui

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Tarn et Garonne (82)

Lieu

MONTAUBAN

Critères candidat

Corps

SA : Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B)

Niveau

Niveau 4

Description du poste (Suite)

Groupe d'appartenance RIFSEEP (1 à 4)

Poste ouvert aux contractuels ?

Oui

Informations complémentaires

Management

Non

Date de prise de poste souhaitée

01/01/2027

Pièces jointes

Fiche de poste (Visible Candidat) DD820429 Assistante direction.pdf (888 Ko)