Assistant / Assistante de direction

MISSION LOCALE DES JEUNES SUD DEUX SEVRE; Niort; Hybrid; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

MISSION LOCALE DES JEUNES SUD DEUX SEVRE recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir l'équipe d'encadrement : directrice, responsable de secteur et RAF. Vous faciliterez l'organisation quotidienne, assurerez le suivi administratif et garantirez une image professionnelle.

Vous assurez la gestion des rendez-vous, des réunions et du courrier, préparez les supports internes et suivez les indicateurs de pilotage tout en respectant la confidentialité et l'autonomie requises.

Qualifications

• Maîtrise de la communication écrite et orale.
• Maîtrise des outils informatiques et de la suite bureautique (Microsoft Office).
• Fondamentaux du droit du travail.
• Fondamentaux de l'analyse statistique.
• Stricte confidentialité.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Autonomie et qualité du compte-rendu.

Responsibilities

• Prise de RDV et organisation de réunions et instances associatives, mise en place matérielle et compte-rendu.
• Gestion des emails et du courrier.
• Préparation des supports de communication interne et mise à jour de listings et tableaux de suivis.
• Suivi et classement des dossiers de la direction et archivage des pièces.
• Collecte et mise en forme des indicateurs de pilotage, notamment par extraction d'i-milo.

Skills

Communication écrite

Communication orale

Microsoft Office

Analyse statistique

Confidentialité

Rigueur

Autonomie

Compte-rendu

Tools

Microsoft Office

Job description

Missions :

L'assistant(e) de direction soutient l'activité de l'équipe d'encadrement de la Mission Locale : la directrice, le responsable de secteur et le responsable administratif et financier.Facilite l'organisation quotidienne des activités, le bon suivi et classement administratif des dossiers en lien avec les interlocuteurs externes le cas échéant. Aide à la décision par la préparation des dossiers, collecte et mise en forme des indicateurs de pilotage, etc...Ses activités sont menées sous la responsabilité de l'équipe d'encadrement, de façon autonome. La qualité du compte-rendu est essentielle.L'assistant(e) de direction, en contact en interne comme en externe, est garant(e) de l'image professionnelle de la Mission Locale.

ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE (Liste non limitative, susceptible d'évolution) :

Organisation des activités :-

• Prise de RDV
• Organisation de réunions et instances associatives, mise en place matérielle, invitation, compte-rendu, à l'exclusion de la production des bilans.
• Gestion email et courrier
• Préparation des supports de communication interne, mise à jour de listings et tableaux de suivis, etc...

Suivi administratif :-

• Suivi et classement des dossiers de la direction
• Gestion de l'archivage des pièces à conserver
• Collecte et mise en forme des indicateurs de pilotage, notamment par extraction d'i-milo

Gestion des ressources humaines :-

• Gestion administrative des recrutements
• Tenue des dossiers du personnel, suivi des contrats et avenants, fin de carrière etc...

Gestion des ressources matérielles-

• Gestion opérationnelle du matériel :

Gestion comptable :-

A titre ponctuel, intervention sur des actes comptables sous la responsabilité de la RAF.

CONDITIONS D'EXERCICE :-

temps de travail annualisé, planning variable ajusté aux besoins de la structure, travail possible jusqu'à 20h (de manière exceptionnelle)- en contact avec l'ensemble des personnels de la Mission Locale et des partenaires- télétravail possible (au bout de 6 mois d'ancienneté) selon les conditions prévues par l'accord collectif.

QUALITES et COMPETENCES ATTENDUES :-

• Maitrise de la communication écrite et orale
• Maitrise de l'outil informatique et de la suite bureautique MICROSOFT
• Fondamentaux du droit du travail
• Fondamentaux de l'analyse statistique
• Stricte confidentialité
• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie et qualité du compte-rendu