Assistant de Direction

beIN MEDIA GROUP; Boulogne-Billancourt; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

beIN MEDIA GROUP recherche un(e) assistant(e) de direction et gestion administrative pour assurer le fonctionnement quotidien du bureau et soutenir la Head of Chairman Office. Vous gérerez les agendas, les déplacements et les dossiers administratifs, tout en assurant la coordination interne et le suivi des budgets.

Vous travaillerez en collaboration étroite avec l’équipe, participerez à la préparation de réunions et d’événements, et garantirez discrétion et réactivité dans un environnement de

Qualifications

• Première expérience en assistanat administratif ou gestion de bureau dans le secteur du luxe et/ou du sport.
• Expérience dans un environnement de direction appréciée.
• Niveau d’anglais courant (oral et écrit).
• Excellente organisation et rigueur administrative.

Responsabilités

• Gérer le courrier et l’archivage, traiter les documents et envoyer les commandes.
• Mettre à jour les bases de données administratives et le suivi des factures et budgets.
• Préparer et organiser certains dossiers et documents administratifs.
• Organiser réunions internes et events (petits déjeuners/déjeuners) et diffuser les informations pratiques.
• Apporter un soutien administratif à la Cheffe de Cabinet (agenda, déplacements, rendez‑vous).
• Notes de frais et coordination de certains projets internes.

Connaissances

Organisation efficace

Rigueur administrative

Discrétion et confidentialité

Gestion des priorités

Gestion multitâche

Anglais courant

Description du poste

L’Assistant(e) : direction / gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif quotidien du bureau, veille à la gestion des agendas et à la coordination interne, et assiste directement la Head of Chairman Office.

L’assistant(e) de direction / gestion administrative et l’assistant(e) logistique / support événementiel travaillent en étroite collaboration afin d’assurer la continuité des missions du service, avec une capacité de relais mutuel en fonction des besoins.

Gestion administrative du bureau

• Traitements du courrier – réception, traitement, archivage, envoi
• Traitement des cadeaux reçus – réception, traitement, archivage, envoi
• Mettre à jour les bases de données administratives (contacts…)
• Assurer le suivi des factures, devis et bons de commande. Suivre l’évolution du budget et des dépenses.
• Préparer et organiser certains dossiers administratifs / recherches.
• Gérer et organiser les stocks du bureau (fournitures, nourriture, boissons, matériel) et le bon fonctionnement des outils informatiques et logistiques
• Mettre à jour les agendas partagés (dates de matchs, d’événements, des anniversaires…)
• Organiser certaines réunions internes, petit-déjeuner/déjeuner (créneaux, préparation des documents…)
• Assurer la diffusion et la mise à jour d’informations pratiques au sein du service.
• Envoi d’invitation pour les matchs, événements…

Assistance/Support à la head of Chairman Office

• Apporter un soutien administratif à la Cheffe de Cabinet (agenda, déplacement (voiture, train, avion, hôtel), prise de rendez‑vous…)
• Préparer certains dossiers ou documents nécessaires à ses activités.
• Participer à la coordination de certains projets ou demandes internes.
• Notes de frais

3. Conditions de travail

• Environnement de travail dans un bureau partagé
• Posture assise avec déplacements fréquents dans nos locaux
• Usage quotidien d’un ordinateur (travail sur écran)
• Travail du lundi au vendredi
• Intégration et accompagnement dès l’arrivée

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Profil recherché :

1. Qui êtes-vous ?

Expérience :

• Première expérience en assistanat administratif ou gestion de bureau dans le secteur du luxe et/ou du sport
• Expérience dans un environnement de direction appréciée
• Niveau d’anglais courant oral et écrit

Qualités requises :

• Excellente organisation et rigueur administrative
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Très bonne gestion des priorités

Déroulement des entretiens :

1er entretien avec notre Chef de Projet Opérationnel et notre Chargée de recrutement (sur site)