Assistant / Assistante de direction & coordination de la vie d’équipe F/H/NB (H/F/NB)

HUNIC CONSEIL; Paris; In loco; EUR 32.000 - 42.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

HUNIC CONSEIL cherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer l’organisation et le soutien à la direction. Vous gérez l’agenda, organisez les déplacements et préparez les documents nécessaires, en veillant à la confidentialité et à la qualité du service.

Vous suivez les demandes administratives, coordonnez les temps forts professionnels et animez la vie d’équipe, facilitant l’intégration des nouveaux collaborateurs et la circulation efficace des informations.

Mansioni

• Gérer l’agenda du dirigeant, prioriser les rendez-vous et anticiper les déplacements.
• Organiser les rendez-vous et réunions : invitations, réservations, accueil et préparation des documents et comptes rendus utiles.
• Préparer un point hebdomadaire sur les échéances, les dossiers en cours et les décisions attendues.
• Organiser les déplacements professionnels et proposer des solutions adaptées aux habitudes du dirigeant.

Descrizione del lavoro

Organisation et soutien à la direction

• Gérer l’agenda du dirigeant, hiérarchiser les priorités et anticiper les contraintes de planning et de déplacement.
• Organiser les rendez-vous et réunions : invitations, réservations, accueil, préparation des documents et comptes rendus utiles.
• Préparer un point hebdomadaire sur les échéances, les dossiers en cours et les décisions attendues.
• Organiser les déplacements professionnels et proposer des solutions adaptées aux habitudes du dirigeant.

Gestion administrative et suivi des demandes

• Filtrer et orienter les appels et courriers, et traiter les courriels relevant de votre périmètre.
• Suivre les demandes et échéances, effectuer les relances et signaler les arbitrages nécessaires.
• Gérer les notes de frais, les bons de commande et les fournitures, dans le respect de la confidentialité.

Coordination des temps forts professionnels

• Suivre les invitations aux événements et organiser les attentions destinées aux partenaires : cadeaux, messages ou accueil.
• Coordonner les aspects pratiques avec les équipes, dans le respect du budget validé.

Animation de la vie d’équipe

• Organiser des moments de convivialité, des séminaires et des rencontres internes.
• Accompagner l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Veiller aux approvisionnements et à la circulation des informations pratiques.
• Être à l’écoute des besoins et proposer des initiatives favorisant les échanges et la cohésion.